Kontrollera leveransen av evenemangsarmband så snart kartongerna anländer. Jämför lagret med beställningen och det godkända tryckmaterialet, öppna ett exemplar av varje variant och testa eventuella maskinläsbara koder i det system som kommer att användas på evenemangsplatsen. Lägg undan eventuella avvikelser innan personalen delar upp beställningen i entrépaket. Se till att ha tillräckligt med tid för att lösa eventuella problem medan varje kartong fortfarande går att identifiera.
Para ihop kartongerna med beställningen
Lägg fram den bekräftade inköpsordern, det slutgiltiga godkännandet av tryckmaterialet och packlistan. Se till att det finns ett oöppnat reservutrymme och en fri yta för de kartonger som ska kontrolleras. Fotografera fraktetiketterna och eventuella synligt skadade kartonger innan du packar upp dem. Dokumentera vad som har anlänt och när, inklusive eventuella kartonger som enligt dokumentationen ska levereras separat.
Stäm av varje rad efter modell, design, antal och förslutning. Två kartonger kan båda ha texten “Saturday” men innehålla olika åtkomstnivåer. Använd åtkomstnamnet och grafisk version från beställningen när du märker dem. Om leverantören har packat i räknade buntar ska du registrera antalet buntar och antalet per bunt. Räkna eventuella öppnade eller lösa förpackningar separat. För ofullständiga eller blandade kartonger ska de ursprungliga etiketterna behållas och det berörda antalet verifieras innan lagret omfördelas.
Kom överens om vem som får godkänna leveransen och vem som får godkänna en ändring av hur lagret används. En medarbetare kan registrera en avvikelse vid lastkajen. En utsedd ansvarig ska avgöra om ett berört parti kan tas i bruk.
Jämför armbanden med det godkända exemplaret
Lägg fram ett armband av varje modell och varje typ av lås eller material. Jämför logotypen, datumet, orienteringen, åtkomstetiketten och eventuell sponsortext med det senaste godkända korrekturutkastet. Använd det godkända fysiska provet för att kontrollera färg eller ytbehandling, om ett sådant finns. Betrakta armbandet både på armlängds avstånd och på nära håll. En åtkomsttext som försvinner när armbandet lindas runt handleden bör kontrolleras i praktiken innan det tas i bruk.
Testa ett fåtal band medan personalen sätter fast dem. Med tryckta tygarmband, prova den ordnade stängningen på tyget och kontrollera hur mönstret sitter efter provningen. För tryckta Tyvek-armband, dra av skyddsfilmen och fäst klisterremsan på samma sätt som startteamet skulle göra. Gå igenom hela uppsättningen av material för armband om du jämför prover inför ett senare tillfälle. Förvara använda provbitar åtskilda från lagret och markera antalet som tagits ut.
För varje variant ska ett tydligt märkt referensband sparas åt gateansvarig. Om du behöver en andra åsikt om färg eller tryck ska du bifoga ett foto av hela bandet och en närbild bredvid det överenskomna provet. Foton som tagits under samma ljusförhållanden gör jämförelsen lättare att tolka.
Kontrollera serienummer och skanna representativa frekvensband
Om din beställning använder numrerade tygarmband, kontrollera den förväntade sekvensen och eventuella avsiktliga luckor. Notera start- och slutdatum för varje levererad sats och jämför sortimenten mellan kartongerna. Ett sortiment på kartongetiketten underlättar lagerfördelningen. Använd orderspecifikationen för att avgöra vilka sortiment som måste vara unika och hur man ska gå tillväga om en sekvens är för kort eller upprepas.
För tryckta koder ska du använda den avsedda enheten och appen, enligt den testkonfiguration som överenskommits med din biljettleverantör. Testa ett band från varje variant och från olika förpackningar där det är möjligt. Sätt ett band på handleden för att kontrollera att böjningar eller veck inte stör avläsningen. Kontrollera att avläsningen öppnar avsedd post eller ger det förväntade åtkomstresultatet. Kom överens om hur testavläsningar ska återställas eller registreras så att ett testband inte av misstag förbrukar en gästs inträde. För chipbaserade produkter ska du kontrollera att chipet och läsaren är kompatibla enligt beställningen innan du förlitar dig på partiet vid inpasseringen.
Ta en bild där provet och kartongetiketten syns tillsammans. Om du har flera nästan identiska modeller ska du fotografera dem i samma ordning som på inköpsordern och notera vilka prover som har öppnats.
Fördelar lagret till rätt team
Skapa en överlämningsnot med åtkomsttyp, lådets etikett, mottagen kvantitet, utlämnad kvantitet, kontrolldatum och namnet på den person som godkänner den. Vid leverans av tre varianter ska tre separata rader användas, även om alla ska utlämnas via samma port. Förvara det godkända reservlagret på en namngiven plats och dokumentera eventuella senare förflyttningar mellan utlämningsställena. Den person som överlämnar det sista paketet ska kunna ange vilka lådor som har godkänts.
Om något avviker från den godkända beställningen ska du lägga undan de berörda förpackningarna med etiketterna kvar. Notera vad som förväntades och vad som levererades, hur många förpackningar som berörs samt det datum då lagret behöver fyllas på. Kontakta leverantören med beställningsnummer, bilder och tidsfristen för ett beslut. Detta ger båda parter tillräcklig information för att kunna bedöma om en ersättning, en delvis leverans eller någon annan överenskommen lösning är lämplig.
Planerar du en kodad beställning eller en beställning med flera varianter? Använd beställningslista innan konstverket går i produktion. Kontakta WristbandFactory med listan över varianter, planerad kontroll vid porten och det datum då du behöver ta emot kartongerna.
