Eseguite un controllo della consegna dei braccialetti per l’evento non appena arrivano i cartoni. Confrontate le scorte con l’ordine e la grafica approvata, aprite un campione di ciascuna variante e testate eventuali codici leggibili da macchina sul sistema che verrà utilizzato presso la sede dell’evento. Metti da parte eventuali discrepanze prima che il personale suddivida l’ordine in pacchetti per i varchi d’ingresso. È importante avere tempo sufficiente per risolvere eventuali problemi finché ogni scatola è ancora identificabile.
Abbinare i cartoni all'ordine
Predisponi l'ordine di acquisto confermato, l'approvazione definitiva della grafica e la lista di imballaggio. Mantieni un'area di riserva non aperta e uno spazio libero per i cartoni da controllare. Scatta una foto delle etichette di spedizione e di qualsiasi cartone visibilmente danneggiato prima di disimballarlo. Registra cosa è arrivato e quando, inclusi eventuali cartoni indicati nei documenti che devono essere consegnati separatamente.
Confrontare ogni riga per modello, design, quantità e chiusura. È possibile che due cartoni riportino entrambi la dicitura “Sabato” pur contenendo livelli di accesso diversi. Per la marcatura, utilizzare il nome dell’accesso e la versione grafica indicati nell’ordine. Se il fornitore ha imballato in pacchi contati, registrare il numero di pacchi e il numero di pezzi per pacco. Contare separatamente eventuali confezioni aperte o sfuse. Per le scatole incomplete o miste, conservare le etichette originali e verificare il conteggio interessato prima di riassegnare le scorte.
Concordare chi è autorizzato a firmare la bolla di consegna e chi può approvare una modifica nelle modalità di utilizzo delle scorte. Un membro dell’equipaggio può segnalare un’anomalia presso la banchina di carico. Un responsabile designato dovrebbe decidere se un lotto interessato possa essere messo in servizio.
Confrontare i braccialetti con il campione approvato
Disporre un bracciale per ciascun modello e per ogni tipo distinto di chiusura o materiale. Confrontare il logo, la data, l’orientamento, l’etichetta di accesso ed eventuali testi degli sponsor con l’ultima bozza approvata. Utilizzare il campione fisico approvato per verificare il colore o la finitura, qualora disponibile. Osservare il braccialetto sia da lontano che da vicino. Un nome di accesso che scompare quando il braccialetto avvolge il polso merita una verifica pratica prima dell’uso.
Prova una piccola serie di fasce mentre il personale le applica. Con braccialetti in tessuto stampato, prova la chiusura ordinata sul tessuto e verifica la posizione del disegno dopo averlo adattato. Per braccialetti stampati Tyvek, staccare la pellicola protettiva e applicare l'adesivo come farebbe il team addetto ai cancelli. Esaminare la serie completa di materiali dei braccialetti se si stanno confrontando campioni in vista di un evento successivo. Tenere i campioni utilizzati separati da quelli in magazzino e contrassegnare il numero di quelli prelevati.
Per ogni variante, conservare un braccialetto di riferimento chiaramente etichettato per il responsabile all’ingresso. Se è necessario un secondo parere riguardo al colore o alla stampa, allegare una foto del braccialetto per intero e un primo piano accanto al campione concordato. Le foto scattate con la stessa illuminazione rendono il confronto più facile da interpretare.
Controllare i numeri di serie e scansionare le bande rappresentative
Se il tuo ordine prevede l'uso di braccialetti in tessuto numerati, verificare la sequenza prevista ed eventuali lacune intenzionali. Registrare l'inizio e la fine di ogni lotto fornito e confrontare gli intervalli tra i cartoni. L'indicazione dell'intervallo sull'etichetta del cartone aiuta a smistare le scorte. Utilizzare le specifiche dell'ordine per stabilire quali intervalli debbano essere univoci e come procedere nel caso in cui una sequenza risulti incompleta o si ripeta.
Per i codici stampati, utilizzare il dispositivo e l’app previsti, con la configurazione di test concordata con il proprio fornitore di biglietti. Provare un braccialetto di ciascuna variante e, ove possibile, di diverse confezioni. Indossarne uno al polso per verificare che la curvatura o una piega non interferiscano con la lettura. Verificare che la scansione apra il record previsto o restituisca il risultato di accesso atteso. Concordare le modalità di azzeramento o registrazione delle scansioni di prova, in modo che un braccialetto di prova non possa accidentalmente consumare l’ingresso di un ospite. Per i prodotti basati su chip, verificare la compatibilità tra chip e lettore confrontandola con l’ordine prima di fare affidamento sul lotto all’ingresso.
Scatta una foto che mostri il campione e l'etichetta della confezione insieme. Se hai diversi modelli quasi identici, fotografali nello stesso ordine indicato nell'ordine di acquisto e prendi nota di quali campioni sono stati aperti.
Assegnare le scorte ai team giusti
Redigere una nota di consegna indicando il tipo di accesso, l’etichetta della scatola, la quantità ricevuta, la quantità rilasciata, la data di controllo e il nome della persona che ha approvato la consegna. In caso di consegna con tre varianti, utilizzare tre righe separate anche se un unico cancello provvederà al rilascio di tutte e tre. Conservare le scorte di riserva approvate in un luogo specifico e registrare eventuali spostamenti successivi tra i cancelli. La persona che consegna l’ultimo lotto dovrebbe essere in grado di indicare quali colli sono stati sbrigati.
Se si riscontrano discrepanze rispetto all'ordine approvato, mettere da parte le confezioni interessate lasciando le etichette attaccate. Annotare ciò che era previsto e ciò che è stato consegnato, il numero di confezioni interessate e la data entro la quale il reparto deve disporre di scorte operative. Contattare il fornitore indicando il numero di riferimento dell'ordine, allegando le immagini e specificando la scadenza entro la quale è richiesta una decisione. In questo modo entrambe le parti disporranno di informazioni sufficienti per valutare una sostituzione, un rilascio parziale o un'altra soluzione concordata.
Stai pianificando un ordine con codice o con più varianti? Utilizza il lista di controllo per gli ordini prima che l'opera d'arte venga mandata in produzione. Contatta WristbandFactory con l'elenco delle varianti, il controllo previsto all'ingresso e la data entro la quale devi ricevere i cartoni.
