Vérifiez la livraison des bracelets d’événement dès l’arrivée des cartons. Comparez le stock avec la commande et les maquettes validées, ouvrez un échantillon de chaque variante et testez les codes lisibles par machine sur le système qui sera utilisé sur le site de l’événement. Mettez de côté les éléments non conformes avant que l'équipe ne répartisse la commande en lots destinés aux points d'entrée. Vous devez disposer de suffisamment de temps pour résoudre tout problème tant que chaque carton est encore identifiable.
Associez les cartons à la commande
Préparez le bon de commande confirmé, la validation finale des maquettes et la liste de colisage. Prévoyez un espace réservé aux colis non ouverts et un espace dégagé pour les cartons que vous allez vérifier. Photographiez les étiquettes d'expédition et tout carton présentant des dommages visibles avant de le déballer. Notez ce qui est arrivé et à quelle date, y compris tout carton mentionné dans les documents administratifs et devant être livré séparément.
Vérifiez chaque ligne en fonction du modèle, du design, de la quantité et du type de fermeture. Deux cartons peuvent tous deux porter la mention “ samedi ” tout en contenant des niveaux d’accès différents. Utilisez le nom d’accès et la version graphique indiqués dans la commande lorsque vous les marquez. Si le fournisseur a conditionné les articles en lots comptés, notez le nombre de lots et le nombre d’unités par lot. Comptez séparément les emballages ouverts ou en vrac. Pour les cartons incomplets ou mixtes, conservez les étiquettes d’origine et vérifiez le nombre de pièces concernées avant de réaffecter le stock.
Déterminez qui est habilité à valider la livraison et qui peut approuver une modification dans l'utilisation des stocks. Un membre de l'équipe peut signaler un écart au niveau du quai de chargement. Un responsable désigné doit décider si un lot concerné peut être mis en service.
Vérifiez que les bracelets correspondent bien à l'échantillon approuvé
Disposez un bracelet de chaque modèle et de chaque type de fermeture ou de matière. Comparez le logo, la date, l’orientation, l’étiquette d’accès et tout texte de sponsor avec la dernière épreuve validée. Si un échantillon physique validé existe, utilisez-le pour vérifier la couleur ou la finition. Observez le bracelet à bout de bras ainsi que de près. Un nom d’accès qui disparaît lorsque le bracelet s’enroule autour du poignet doit faire l’objet d’un contrôle pratique avant utilisation.
Testez un petit lot de bandes pendant que le personnel les mettra en place. Avec bracelets en tissu imprimé, essayez la fermeture à l'envers sur le tissu et vérifiez où se place le motif une fois ajusté. Pour bracelets imprimés Tyvek, décollez et appliquez l'autocollant comme le ferait l'équipe chargée de la barrière. Consultez l'ensemble complet des matériaux des bracelets si vous comparez des échantillons en vue d'un événement ultérieur. Séparez les échantillons utilisés de ceux en stock et notez le nombre d'échantillons prélevés.
Pour chaque variante, conservez un bracelet de référence clairement étiqueté à l'intention du responsable de l'entrée. Si vous avez besoin d'un deuxième avis concernant la couleur ou l'impression, joignez une photo du bracelet dans son intégralité ainsi qu'un gros plan à côté de l'échantillon validé. Les photos prises sous le même éclairage facilitent l'interprétation de la comparaison.
Vérifier les numéros de série et analyser les bandes représentatives
Si votre commande utilise bracelets en tissu numérotés, vérifiez l'ordre prévu et les éventuelles lacunes intentionnelles. Notez le début et la fin de chaque série fournie et comparez les plages entre les cartons. Une plage indiquée sur l'étiquette d'un carton facilite la répartition des stocks. Utilisez le cahier des charges de la commande pour déterminer quelles plages doivent être uniques et comment procéder si une séquence est incomplète ou se répète.
Pour les codes imprimés, utilisez l’appareil et l’application prévus, selon la configuration de test convenue avec votre fournisseur de billetterie. Testez un bracelet de chaque variante et, dans la mesure du possible, de plusieurs lots. Enfilez-en un au poignet pour vérifier qu’aucune courbure ou pli n’entrave la lecture. Vérifiez que la lecture ouvre bien l'enregistrement prévu ou renvoie le résultat d'accès attendu. Convenez de la manière dont les lectures de test sont réinitialisées ou enregistrées afin qu'un bracelet de test ne puisse pas accidentellement épuiser le droit d'entrée d'un visiteur. Pour les produits à puce, vérifiez la compatibilité entre la puce et le lecteur par rapport à la commande avant de vous fier au lot à l'entrée.
Prenez une photo montrant à la fois l'échantillon et l'étiquette de son emballage. Si vous disposez de plusieurs modèles quasi identiques, photographiez-les dans le même ordre que celui indiqué sur le bon de commande et notez quels échantillons ont été ouverts.
Transmettez les stocks aux équipes concernées
Rédigez une note de transfert indiquant le type d'accès, l'étiquette du carton, la quantité reçue, la quantité délivrée, la date de vérification et le nom de la personne qui l'a validée. Pour une livraison comprenant trois variantes, utilisez trois lignes distinctes, même si un seul poste de contrôle est chargé de les délivrer toutes. Conservez le stock de réserve validé dans un emplacement désigné et consignez tout mouvement ultérieur entre les points de contrôle. La personne chargée de remettre le dernier lot doit être en mesure d’indiquer quelles caisses ont été validées.
Si vous constatez un écart par rapport à la commande validée, mettez de côté les colis concernés en conservant leurs étiquettes. Notez ce qui était prévu et ce qui a été livré, le nombre de colis concernés ainsi que la date à laquelle le poste de contrôle doit disposer de stock opérationnel. Contactez le fournisseur en lui communiquant la référence de la commande, des photos et le délai imparti pour prendre une décision. Cela permettra aux deux équipes de disposer de suffisamment d’informations pour évaluer un remplacement, une livraison partielle ou toute autre solution convenue.
Vous prévoyez de passer une commande codée ou comportant plusieurs variantes ? Utilisez le liste de contrôle pour les commandes avant que le visuel ne passe en production. Contacter WristbandFactory avec la liste des variantes, le contrôle prévu à la sortie de la chaîne de production et la date à laquelle vous devez recevoir les cartons.
