Foretag en kontrol af leveringen af armbånd til arrangementet, så snart kartonerne ankommer. Sammenlign lagerbeholdningen med ordren og det godkendte design, åbn et eksemplar af hver variant, og test eventuelle maskinlæsbare koder i det system, der skal bruges på arrangementsstedet. Læg eventuelle uoverensstemmelser til side, inden personalet fordeler ordren i pakker til indgangen. Du skal have tid nok til at løse eventuelle problemer, mens hver enkelt kasse stadig kan identificeres.
Sørg for, at kartonerne stemmer overens med ordren
Læg den bekræftede indkøbsordre, den endelige godkendelse af trykudkastet og pakkelisten frem. Sørg for at have et uåbnet reserveområde og en fri plads til de kasser, du skal kontrollere. Tag billeder af fragtmærkaterne og eventuelle synligt beskadigede kasser, inden du pakker ud. Registrer, hvad der er ankommet, og hvornår, herunder eventuelle kasser, der er angivet i papirerne, og som skal leveres separat.
Afstem hver linje efter model, design, mængde og lukning. To kartoner kan begge have påskriften “Saturday”, selvom de indeholder forskellige adgangsniveauer. Brug adgangsbetegnelsen og grafisk version fra ordren, når du mærker dem. Hvis leverandøren har pakket i tællede bundter, skal du registrere antallet af bundter og antallet pr. bundt. Tæl eventuelle åbne eller løse pakker separat. Ved ufuldstændige eller blandede kartoner skal de originale etiketter bevares, og det berørte antal skal verificeres, inden lagerbeholdningen omfordeles.
Aftal, hvem der kan kvittere for leveringen, og hvem der kan godkende ændringer i brugen af lagerbeholdningen. Et besætningsmedlem kan registrere en uoverensstemmelse ved lasterampen. En udpeget ansvarlig skal afgøre, om et berørt parti kan tages i brug.
Sammenlign armbåndene med den godkendte prøve
Læg et armbånd fra hvert design og hver enkelt lukningstype eller materiale frem. Sammenlign logoet, datoen, retningen, adgangsmærkaten og eventuel sponsortekst med den seneste godkendte korrektur. Brug den godkendte fysiske prøve til at kontrollere farve eller finish, hvis en sådan findes. Se på armbåndet både på armslængdes afstand og tæt på. Et adgangsnavn, der forsvinder, når armbåndet vikles rundt om håndleddet, bør kontrolleres i praksis inden brug.
Prøv et lille udvalg af bånd, mens personalet sætter dem på. Med trykte stofarmbånd, prøv den bestilte lukning på stoffet, og se, hvordan mønsteret sidder efter tilpasningen. For trykte Tyvek armbånd, fjern beskyttelsesfilmen og sæt klæbemidlet på, ligesom gate-teamet ville gøre. Gennemgå det komplette sæt af materialer til armbånd hvis du sammenligner prøver med henblik på en senere begivenhed. Opbevar de anvendte prøveemner adskilt fra lageret, og noter, hvor mange der er taget ud.
For hver variant skal der opbevares ét tydeligt mærket referencearmbånd til portvagten. Hvis du har brug for en ekstra vurdering af farve eller tryk, skal du vedlægge et foto af hele armbåndet og et nærbillede ved siden af den aftalte prøve. Fotos taget under samme lysforhold gør det lettere at tolke sammenligningen.
Kontroller serienumrene og gennemgå de relevante frekvensbånd
Hvis din bestilling indeholder nummererede armbånd af stof, bekræft den forventede rækkefølge og eventuelle bevidste mellemrum. Notér start- og slutpunktet for hver leveret serie, og sammenlign serienumrene mellem kasserne. Et serienummer på en kartonetiket gør det lettere at fordele lagerbeholdningen. Brug ordrespecifikationen til at afgøre, hvilke serienumre der skal være unikke, og hvad der skal gøres, hvis en rækkefølge er for kort eller gentager sig.
Ved trykte koder skal du bruge den tilsigtede enhed og app i henhold til den testopsætning, der er aftalt med din billetudbyder. Prøv et armbånd fra hver variant og på tværs af kasser, hvor det er muligt. Sæt et armbånd på håndleddet for at kontrollere, at krumning eller en fold ikke forstyrrer aflæsningen. Kontroller, at scanningen åbner den tilsigtede post eller returnerer det forventede adgangsresultat. Aftal, hvordan testscanninger nulstilles eller registreres, så et testarmbånd ikke ved et uheld kan opbruge en gæsts adgang. For chipbaserede produkter skal du kontrollere, at chippen og læseren er kompatible i forhold til ordren, inden du stoler på partiet ved indgangen.
Tag et billede, hvor prøven og kartonets etiket ses sammen. Hvis du har flere næsten identiske designs, skal du fotografere dem i samme rækkefølge som på indkøbsordren og notere, hvilke prøver der er blevet åbnet.
Udlever lageret til de rette teams
Udarbejd en overdragelsesnotat med adgangstype, kasseetiket, modtaget mængde, frigivet mængde, kontrol dato og navnet på den person, der godkender den. Ved en levering med tre varianter skal der anvendes tre separate linjer, selvom én port udleverer dem alle. Opbevar godkendt reservelager på et navngivet sted, og registrer eventuelle senere flytninger mellem udleveringsstederne. Den person, der afleverer det sidste bundt, skal kunne se, hvilke kasser der er frigivet.
Hvis der er afvigelser i forhold til den godkendte ordre, skal du lægge de berørte pakker til side med etiketterne på. Notér, hvad der var forventet, og hvad der er leveret, hvor mange der er berørt, samt den dato, hvor porten skal have varer til rådighed. Kontakt leverandøren med ordrenummeret, billeder og fristen for en afgørelse. Dette giver begge parter tilstrækkelige oplysninger til at vurdere, om der skal ske en udskiftning, en delvis frigivelse eller en anden aftalt løsning.
Skal du planlægge en kodet ordre eller en ordre med flere varianter? Brug tjekliste til bestilling inden kunstværket går i produktion. Kontakt WristbandFactory sammen med listen over varianter, den planlagte kontrol ved porten og den dato, hvor du skal modtage kartonerne.
