Zaraz po dostarczeniu kartonów należy przeprowadzić kontrolę dostawy opasek na imprezę. Należy porównać stan magazynowy z zamówieniem i zatwierdzoną szatą graficzną, otworzyć próbkę każdego wariantu oraz sprawdzić wszystkie kody nadające się do odczytu maszynowego w systemie, który będzie używany na miejscu imprezy. Odłóż na bok wszelkie rozbieżności, zanim ekipa podzieli zamówienie na pakiety przy bramkach. Potrzebujesz wystarczająco dużo czasu na rozwiązanie problemu, póki każde opakowanie jest jeszcze możliwe do zidentyfikowania.
Dopasuj kartony do zamówienia
Przygotuj potwierdzone zamówienie, ostateczne zatwierdzenie projektu graficznego oraz list przewozowy. Zarezerwuj miejsce na nieotwarte przesyłki oraz wolną przestrzeń na kartony, które sprawdzasz. Przed rozpakowaniem sfotografuj etykiety wysyłkowe oraz wszelkie kartony z widocznymi uszkodzeniami. Zanotuj, co dotarło i kiedy, uwzględniając również kartony wymienione w dokumentacji, które mają zostać dostarczone osobno.
Zweryfikuj każdą pozycję pod kątem modelu, wzoru, ilości i zamknięcia. Dwa kartony mogą mieć ten sam napis “Saturday”, a mimo to zawierać różne poziomy dostępu. Podczas oznaczania kartonów należy posługiwać się nazwą poziomu dostępu i wersją grafiki podaną w zamówieniu. Jeśli dostawca zapakował towar w policzone wiązki, należy odnotować liczbę wiązek oraz liczbę sztuk w każdej wiązce. Otwarta lub luźna opakowania należy policzyć osobno. W przypadku kartonów z niedopełnioną zawartością lub mieszanych należy zachować oryginalne etykiety i zweryfikować odpowiednią liczbę sztuk przed ponownym przypisaniem zapasów.
Należy ustalić, kto może podpisać potwierdzenie odbioru dostawy oraz kto może zatwierdzić zmianę w sposobie wykorzystania zapasów. Członek załogi może odnotować rozbieżność przy rampie załadunkowej. Wyznaczony koordynator powinien zdecydować, czy dana partia może zostać wprowadzona do użytku.
Porównaj opaski z zatwierdzonym wzorem
Rozłóż po jednej opasce z każdego wzoru oraz z każdym innym rodzajem zapięcia lub materiału. Porównaj logo, datę, orientację, etykietę dostępową oraz wszelkie napisy sponsorów z najnowszą zatwierdzoną wersją próbną. Jeśli istnieje zatwierdzona próbka fizyczna, wykorzystaj ją do sprawdzenia koloru lub wykończenia. Obejrzyj opaskę zarówno z odległości wyciągniętej ręki, jak i z bliska. Nazwa dostępu, która znika, gdy opaska owija się wokół nadgarstka, wymaga sprawdzenia w praktyce przed użyciem.
Wypróbuj kilka pasków, gdy personel będzie je zakładał. Z opaski na nadgarstek z materiału drukowanego, przyłóż zamykaną osłonę do tkaniny i sprawdź, jak wzór się układa po dopasowaniu. W przypadku nadrukowane opaski na nadgarstek z materiału Tyvek, odklej i nałóż klej tak, jak zrobiłaby to ekipa obsługująca bramkę. Zapoznaj się z pełnym zestawem materiały, z których wykonane są opaski na nadgarstek jeśli porównujesz próbki na potrzeby przyszłego wydarzenia. Przechowuj użyte próbki oddzielnie od zapasów i zaznacz liczbę pobranych próbek.
Dla każdego wariantu należy zachować jedną opaskę referencyjną z wyraźnym oznaczeniem dla kierownika bramki. Jeśli potrzebna jest druga opinia na temat koloru lub nadruku, należy dołączyć zdjęcie całej opaski oraz zbliżenie obok uzgodnionej próbki. Zdjęcia wykonane w tym samym oświetleniu ułatwiają interpretację porównania.
Sprawdź numery seryjne i przeanalizuj reprezentatywne pasma
Jeśli w Twoim zamówieniu wykorzystano numerowane opaski na rękę z tkaniny, sprawdź przewidywaną kolejność i ewentualne celowe luki. Zanotuj początek i koniec każdego dostarczonego partii oraz porównaj zakresy między opakowaniami. Zakres podany na etykiecie kartonu ułatwia przydzielanie zapasów. Na podstawie specyfikacji zamówienia zdecyduj, które zakresy muszą być unikalne oraz jak postąpić, jeśli sekwencja jest niekompletna lub się powtarza.
W przypadku kodów drukowanych należy korzystać z przeznaczonego do tego urządzenia i aplikacji, zgodnie z konfiguracją testową uzgodnioną z dostawcą biletów. Należy wypróbować opaskę z każdego wariantu oraz, w miarę możliwości, z różnych partii. Należy założyć jedną na nadgarstek, aby sprawdzić, czy krzywizna lub zagięcie nie utrudniają odczytu. Sprawdź, czy skanowanie otwiera właściwy rekord lub zwraca oczekiwany wynik dostępu. Uzgodnij sposób resetowania lub rejestrowania skanów testowych, aby opaska testowa nie mogła przypadkowo wykorzystać wejścia gościa. W przypadku produktów opartych na chipach sprawdź zgodność chipa i czytnika z zamówieniem przed dopuszczeniem partii przy wejściu.
Zrób jedno zdjęcie, na którym widoczna jest zarówno próbka, jak i etykieta na opakowaniu. Jeśli masz kilka niemal identycznych wzorów, sfotografuj je w takiej samej kolejności, jak w zamówieniu, i zanotuj, które próbki zostały otwarte.
Przekaż zapasy odpowiednim zespołom
Należy sporządzić protokół przekazania, podając rodzaj dostępu, etykietę skrzynki, ilość otrzymaną, ilość wydaną, datę sprawdzenia oraz nazwisko osoby zatwierdzającej. W przypadku dostawy obejmującej trzy warianty należy wykorzystać trzy oddzielne wiersze, nawet jeśli wszystkie zostaną wydane przez jedną bramkę. Zatwierdzone zapasy rezerwowe należy przechowywać w wyznaczonym miejscu i rejestrować wszelkie późniejsze przemieszczenia między bramkami. Osoba przekazująca ostatni pakiet powinna być w stanie stwierdzić, które skrzynki zostały już rozliczone.
Jeśli coś odbiega od zatwierdzonego zamówienia, odłóż na bok te opakowania, na których są etykiety. Zanotuj, czego oczekiwano, a co dotarło, ile opakowań dotyczy ta sytuacja oraz termin, w którym brama musi otrzymać towar gotowy do pracy. Skontaktuj się z dostawcą, podając numer referencyjny zamówienia, zdjęcia oraz termin podjęcia decyzji. Dzięki temu oba zespoły będą miały wystarczające informacje, by rozważyć wymianę, częściową realizację zamówienia lub inne uzgodnione rozwiązanie.
Planujesz zamówienie z kodami lub w wielu wariantach? Skorzystaj z lista kontrolna zamówienia zanim grafika trafi do produkcji. Skontaktuj się z WristbandFactory wraz z listą wariantów, planowaną kontrolą przy bramce oraz terminem, w którym muszą Państwo otrzymać kartony.
