Comprueba la entrega de las pulseras del evento tan pronto como lleguen las cajas. Compara el stock con el pedido y el diseño gráfico aprobado, abre una muestra de cada variante y comprueba los códigos legibles por máquina en el sistema que se utilizará en el recinto. Aparta las discrepancias antes de que el equipo divida el pedido en paquetes para las puertas de acceso. Es importante disponer de tiempo suficiente para resolver cualquier problema mientras todas las cajas aún sean identificables.
Empareja las cajas con el pedido
Presenta la orden de compra confirmada, la aprobación definitiva del material gráfico y la lista de embalaje. Mantén una zona de reserva sin abrir y un espacio libre para las cajas que vayas a comprobar. Haz una fotografía de las etiquetas de envío y de cualquier caja que presente daños visibles antes de desembalarla. Anota qué ha llegado y cuándo, incluyendo cualquier caja que figure en la documentación y que deba entregarse por separado.
Conciliar cada línea por modelo, diseño, cantidad y cierre. Dos cajas pueden indicar ambas “Sábado” aunque contengan diferentes niveles de acceso. Utilizar el nombre del acceso y la versión del diseño de la caja que figuran en el pedido a la hora de marcarlas. Si el proveedor ha empaquetado en lotes contados, registrar el número de lotes y el recuento por lote. Contar por separado los envases abiertos o sueltos. En el caso de cajas incompletas o mixtas, conserva las etiquetas originales y verifica el recuento afectado antes de reasignar el stock.
Acordad quién puede dar el visto bueno a la entrega y quién puede aprobar un cambio en la forma de utilizar las existencias. Un miembro del equipo puede registrar una discrepancia en el muelle de carga. Un responsable designado debe decidir si un lote afectado puede ponerse en servicio.
Comprueba que las pulseras se ajusten a la muestra aprobada
Coloca una pulsera de cada diseño y de cada tipo de cierre o material. Compara el logotipo, la fecha, la orientación, la etiqueta de acceso y cualquier texto del patrocinador con la última prueba aprobada. Utiliza la muestra física aprobada para comprobar el color o el acabado, si existe. Observa la pulsera tanto a distancia como de cerca. Un nombre de acceso que desaparezca cuando la pulsera se envuelva alrededor de la muñeca debe comprobarse en la práctica antes de su uso.
Prueba un pequeño conjunto de bandas mientras el personal te las coloca. Con pulseras de tela estampadas, prueba el cierre con el tejido y comprueba cómo queda el diseño una vez ajustado. Para Pulseras impresas Tyvek, retira la lámina protectora y coloca el adhesivo tal y como lo haría el equipo de la puerta. Revisa el conjunto completo de materiales de las pulseras si vas a comparar muestras para un evento posterior. Mantén las piezas de ensayo utilizadas separadas del stock y anota el número de piezas retiradas.
Para cada variante, conserva una pulsera de referencia claramente etiquetada para el supervisor de la puerta de acceso. Si necesitas una segunda opinión sobre el color o el estampado, incluye una foto de la pulsera completa y un primer plano junto a la muestra acordada. Las fotos tomadas con la misma iluminación facilitan la interpretación de la comparación.
Comprueba los números de serie y escanea las bandas representativas
Si en tu pedido se utiliza pulseras de tela numeradas, confirma la secuencia prevista y cualquier hueco intencionado. Anota el inicio y el final de cada tirada suministrada y compara los rangos entre cajas. Un rango en la etiqueta de una caja ayuda a distribuir el stock. Utiliza las especificaciones del pedido para decidir qué rangos deben ser únicos y qué hacer si una secuencia es corta o se repite.
En el caso de los códigos impresos, utiliza el dispositivo y la aplicación previstos, siguiendo la configuración de prueba acordada con tu proveedor de entradas. Prueba una pulsera de cada variante y de diferentes lotes, siempre que sea posible. Colócate una en la muñeca para comprobar que la curvatura o un pliegue no interfieran en la lectura. Comprueba que el escaneo abra el registro previsto o devuelva el resultado de acceso esperado. Acuerda cómo se reinician o registran los escaneos de prueba para que una pulsera de prueba no agote accidentalmente la entrada de un invitado. En el caso de los productos con chip, confirma la compatibilidad entre el chip y el lector cotejándola con el pedido antes de dar por válido el lote en la entrada.
Haz una foto en la que se vean juntas la muestra y la etiqueta de la caja. Si tienes varios diseños casi idénticos, fotógrafalos en el mismo orden que figura en la orden de compra y anota qué muestras se han abierto.
Entrega el material a los equipos adecuados
Elabora una nota de traspaso en la que figure el tipo de acceso, la etiqueta de la caja, la cantidad recibida, la cantidad entregada, la fecha de comprobación y el nombre de la persona que la aprueba. En el caso de una entrega con tres variantes, utiliza tres líneas distintas, aunque sea una misma puerta la que las entregue todas. Guarde el stock de reserva aprobado en un lugar específico y registre cualquier movimiento posterior entre las puertas de salida. La persona que entregue el último lote debe poder identificar qué cajas han sido autorizadas.
Si hay alguna discrepancia con respecto al pedido aprobado, aparta los envases afectados sin quitarles las etiquetas. Anota lo que se esperaba recibir y lo que ha llegado, cuántos envases se ven afectados y la fecha en la que la puerta de salida necesita stock operativo. Ponte en contacto con el proveedor indicando la referencia del pedido, las imágenes y el plazo para tomar una decisión. De este modo, ambos equipos dispondrán de información suficiente para evaluar si procede una sustitución, una entrega parcial u otra solución acordada.
¿Estás planificando un pedido codificado o con varias variantes? Utiliza el lista de comprobación para realizar pedidos antes de que el diseño pase a producción. Ponte en contacto con WristbandFactory junto con la lista de variantes, la comprobación prevista en la puerta de entrada y la fecha en la que necesitas recibir las cajas.
