Verifique a entrega das pulseiras do evento assim que as caixas chegarem. Compare o stock com a encomenda e a arte final aprovada, abra uma amostra de cada variante e teste quaisquer códigos legíveis por máquina no sistema que será utilizado no local do evento. Separe as discrepâncias antes de a equipa dividir a encomenda em pacotes para as portas de entrada. É importante ter tempo suficiente para resolver qualquer problema enquanto todas as caixas ainda são identificáveis.
Correlacionar as caixas com a encomenda
Apresente a ordem de compra confirmada, a aprovação final da arte final e a lista de embalagem. Reserve uma área que ainda não tenha sido aberta e um espaço livre para as caixas que vai verificar. Tire fotografias das etiquetas de envio e de qualquer caixa visivelmente danificada antes de a desembalar. Registe o que chegou e quando, incluindo qualquer caixa indicada na documentação que deva ser entregue separadamente.
Reconcilie cada linha por modelo, design, quantidade e fecho. Duas caixas podem indicar ambas “Sábado”, mas conter níveis de acesso diferentes. Utilize o nome do acesso e a versão da arte final da encomenda ao identificá-las. Se o fornecedor tiver embalado em maços contados, registe o número de maços e a quantidade por maço. Conte separadamente quaisquer embalagens abertas ou soltas. No caso de caixas com quantidade insuficiente ou mista, mantenha as etiquetas originais e verifique a contagem afetada antes de reatribuir o stock.
Acordar quem pode assinar a receção da entrega e quem pode aprovar uma alteração na forma como o stock é utilizado. Um membro da equipa pode registar uma discrepância na zona de carga. Um responsável designado deve decidir se um lote afetado pode ser colocado em serviço.
Verifique se as pulseiras correspondem à amostra aprovada
Disponha uma pulseira de cada modelo e de cada tipo distinto de fecho ou material. Compare o logótipo, a data, a orientação, a etiqueta de acesso e qualquer texto do patrocinador com a última prova aprovada. Utilize a amostra física aprovada para verificar a cor ou o acabamento, caso exista. Observe a pulseira tanto à distância do braço como de perto. Um nome de acesso que desapareça quando a pulseira envolve o pulso deve ser verificado na prática antes da utilização.
Teste um pequeno conjunto de faixas à medida que o pessoal as for a aplicar. Com pulseiras de tecido estampado, experimente o fecho com ordem no tecido e verifique onde fica o desenho após o ajuste. Para pulseiras Tyvek impressas, retire a película protetora e aplique o adesivo tal como a equipa do portão faria. Reveja o conjunto completo de materiais das pulseiras se estiver a comparar amostras para um evento posterior. Mantenha as amostras utilizadas separadas do stock e anote o número de amostras retiradas.
Para cada variante, guarde uma pulseira de referência claramente identificada para o supervisor da porta de acesso. Se precisar de uma segunda opinião sobre a cor ou o impresso, inclua uma fotografia da pulseira completa e um grande plano ao lado da amostra acordada. As fotografias tiradas sob a mesma iluminação facilitam a interpretação da comparação.
Verificar os números de série e analisar as bandas representativas
Se a sua encomenda utilizar pulseiras de tecido numeradas, confirme a sequência prevista e quaisquer intervalos intencionais. Registe o início e o fim de cada lote fornecido e compare os intervalos entre as caixas. Um intervalo indicado na etiqueta da caixa ajuda a distribuir o stock. Utilize as especificações da encomenda para decidir quais os intervalos que devem ser únicos e o que fazer caso uma sequência seja incompleta ou se repita.
No caso dos códigos impressos, utilize o dispositivo e a aplicação previstos, seguindo a configuração de teste acordada com o seu fornecedor de bilhetes. Experimente uma pulseira de cada variante e de diferentes caixas, sempre que possível. Coloque uma no pulso para verificar se a curvatura ou uma dobra não interfere na leitura. Verifique se a leitura abre o registo pretendido ou devolve o resultado de acesso esperado. Acorde como as leituras de teste são reiniciadas ou registadas, para que uma pulseira de teste não possa acidentalmente esgotar a entrada de um convidado. No caso de produtos com chip, confirme a compatibilidade entre o chip e o leitor com base na encomenda antes de confiar no lote à entrada.
Tire uma fotografia que mostre a amostra e o rótulo da embalagem em conjunto. Se tiver vários modelos quase idênticos, fotografe-os pela mesma ordem que constam na ordem de compra e anote quais as amostras que foram abertas.
Entregar o stock às equipas adequadas
Elabore uma nota de transferência indicando o tipo de acesso, a etiqueta da caixa, a quantidade recebida, a quantidade liberada, a data de verificação e o nome da pessoa que a aprovou. No caso de uma entrega com três variantes, utilize três linhas separadas, mesmo que um único portão seja responsável pela libertação de todas elas. Mantenha o stock de reserva aprovado num local específico e registe qualquer movimentação posterior entre os portões. A pessoa responsável pela entrega do último lote deve ser capaz de identificar quais as caixas que já foram autorizadas.
Se houver alguma discrepância em relação à encomenda aprovada, separe as embalagens afetadas, mantendo as etiquetas afixadas. Registe o que era esperado e o que chegou, quantas embalagens estão afetadas e a data em que o portão necessita de stock operacional. Contacte o fornecedor indicando a referência da encomenda, as imagens e o prazo para uma decisão. Isto proporciona a ambas as equipas informação suficiente para avaliar uma substituição, uma libertação parcial ou outra solução acordada.
Está a planear uma encomenda codificada ou com várias variantes? Utilize o lista de verificação de encomendas antes de a obra de arte entrar em produção. Contacte a WristbandFactory com a lista de variantes, a verificação prevista na porta de embarque e a data em que precisa de receber as caixas.
