Um kit de brindes para um evento funciona melhor quando cada artigo tem uma finalidade clara. Uma pulseira pode apoiar o seu plano de acesso, um cordão serve para prender um crachá e um brinde para levar para casa confere ao pacote de boas-vindas uma utilidade para além do local do evento. Escolher estes artigos em conjunto também o ajuda a decidir o que distribuir, quando o fazer e como manter a identidade visual do patrocinador consistente nos diferentes produtos.
O ponto de partida é o percurso do convidado. Pense na chegada, na circulação pelo local do evento, no networking e na partida. Um participante numa conferência, um convidado num festival e um pequeno grupo de visitantes VIP podem necessitar de artigos diferentes. O seu kit pode refletir essas diferenças, mantendo, ao mesmo tempo, uma identidade visual única. As decisões práticas devem ser tomadas antes de se escolher uma coleção de produtos que partilhem apenas uma cor.
Atribua a cada item uma função específica
Enumere o que os convidados têm de fazer. No momento do check-in, a equipa poderá ter de distinguir entre grupos de bilhetes ou dias do evento. No interior do recinto, um crachá ajuda os convidados a apresentarem-se. Na saída, um pequeno presente pode acompanhar a mensagem de encerramento ou um agradecimento aos patrocinadores. Associar um item a cada tarefa facilita a explicação do kit pela equipa e a sua utilização pelos convidados.
No caso de uma pulseira de acesso, comece por definir as regras de acesso propriamente ditas. Decida se a pulseira deve permanecer no pulso, se os convidados podem voltar a entrar e como o pessoal irá reconhecer cada grupo. O sistema de fixação e o material devem adequar-se a essas necessidades. Uma pulseira decorativa de lembrança e uma pulseira de controlo de acesso podem parecer semelhantes, mas as suas funções devem ser especificadas separadamente no briefing da encomenda.
Pulseiras de tecido estampado merecem ser tidos em conta quando o seu trabalho artístico é fundamental para a identidade do evento. Compare as opções de construção e fixação disponíveis com o seu plano de acesso. No caso de um artigo promocional reutilizável, pulseiras de tecido elástico ofereçam um formato diferente. Não considere uma pulseira removível como a única prova de entrada, caso o seu evento exija um método de acesso diferente.
O mesmo raciocínio aplica-se aos cordões. O porta-crachá, o sistema de fixação e o tipo de cordão adequado devem ser escolhidos em função do crachá e da sua utilização. Cordões decorativos e com efeitos especiais pode conferir um acabamento distinto, caso isso se adeque ao material gráfico do seu patrocinador ou à categoria do convidado. Solicite o formato e o acabamento específicos no orçamento, para que a ideia visual se transforme num produto definido.
Ofereça um presente para levar para casa, desde que seja adequado ao público-alvo
Um brinde para levar para casa oferece ao organizador mais uma oportunidade de atender aos convidados. A escolha deve ter em conta o público-alvo e o tema do evento. Para o lançamento de um modelo automóvel, um encontro de concessionários ou um evento empresarial cujos convidados conduzem regularmente, um ambientador para automóvel com a marca pode ser uma escolha natural. Para outro tipo de público, opte por um brinde que se adapte melhor ao seu uso quotidiano.
O Coleção Invame inclui modelos em madeira, alumínio e plástico, bem como um frasco de vidro suspenso e um spray perfumado. Estes têm utilizações diferentes, por isso comece por ter em conta o destinatário antes de comparar os acabamentos. Um perfume para tapetes têxteis de automóvel é um produto diferente de um modelo montado numa saída de ar. Deixe essa utilização bem clara no kit e nas instruções da encomenda.
No caso de uma doação individual, Woodline Premium oferece um molde em madeira com opções de personalização, incluindo impressão a cores, gravação a laser e estampagem em folha metálica. O material passa a fazer parte do design visual. Um logótipo pequeno e um elemento gráfico grande impresso podem produzir resultados diferentes; por isso, reveja o material gráfico para essa superfície, em vez de reutilizar um layout de crachá sem alterações.
Um Caixa de Presentes Invame combina o Crystal Spray com o Cube Noir ou um modelo em madeira. Pode servir como um presente de agradecimento individual para oradores, parceiros ou um grupo selecionado de convidados. O conteúdo e a identificação da marca são confirmados no orçamento. Os exemplos do fabricante mostram possíveis apresentações; a sua encomenda seguirá o design aprovado.
Criar um briefing visual para diferentes superfícies
Elabore um briefing gráfico que explique a identidade do evento, a hierarquia dos patrocinadores e quaisquer diferenças entre os grupos de convidados. Inclua os ficheiros do logótipo, as cores e o texto que deve manter-se consistente. Em seguida, adapte o layout a cada superfície. Um slogan longo pode caber num cartão ou numa caixa, enquanto um produto mais pequeno necessita de uma disposição mais simples do logótipo. A consistência resulta da relação entre os layouts, em vez de se impor um design idêntico a todos os artigos.
Certifique-se de que o texto fica legível no tamanho em que as pessoas o irão ver. Um cordão, uma pulseira e um frasco de perfume apresentam, cada um, uma forma e uma distância de visualização diferentes. Peça para rever os layouts gráficos relevantes antes da produção. Se o seu evento tiver vários níveis de patrocínio, indique quais os artigos que devem ostentar quais logótipos; isto evita que todo o kit seja tratado como um único trabalho de impressão indiferenciado.
A embalagem também tem uma função. Pode manter um conjunto unido, transmitir uma mensagem ou facilitar a distribuição. As opções de embalagem da Invame dependem do modelo e incluem cartões blister com a marca e caixas de papel. Confirme a embalagem na mesma cotação do produto. Se os artigos pertencerem a várias gamas de produtos, acerte se devem ser entregues separadamente ou se é necessário um pacote completo; a montagem deve ser incluída no briefing.
As preferências em termos de fragrâncias são outro aspeto a ter em conta na escolha. A Invame disponibiliza 11 perfumes. Escolha o aroma juntamente com o modelo e o design e peça orientação caso o grupo de destinatários seja variado. O fabricante indica uma duração de até 45 dias para os modelos de fragrâncias em polímero em questão. Essa especificação não se aplica automaticamente ao frasco suspenso nem ao spray. Os produtos da Invame são fabricados na União Europeia.
Planeie as quantidades e a distribuição antes de solicitar um orçamento
Calcule o número de convidados com base nos artigos de que realmente necessitam. O número de pulseiras de acesso pode diferir do número de brindes para os oradores ou dos conjuntos de agradecimento aos patrocinadores. Um número global de participantes é útil como contexto, mas a encomenda continua a necessitar de uma quantidade específica para cada produto e cada modelo. Inclua quaisquer quantidades de reserva que decida manter; não existe uma percentagem de reserva única que se aplique a todos os eventos.
No caso da Invame, a maioria dos modelos padrão tem uma quantidade mínima de 100 unidades; no caso da Shape, a quantidade mínima é de 500 unidades; e, no caso da Individual Shape, é de 3 000 unidades. As encomendas são feitas em incrementos de 50 unidades. Verifique separadamente a quantidade mínima aplicável a cada pulseira ou cordão. Caso o grupo de convidados selecionado seja inferior à quantidade mínima de um produto, compare outro formato ou discuta como o restante seria utilizado antes de escolher o artigo.
Em seguida, decida quem entrega cada parte do kit. Um presente útil pode ser entregue à partida, enquanto um crachá ou uma pulseira de acesso são necessários à chegada. Se preparar pacotes diferentes, identifique-os claramente para a equipa e associe as etiquetas às categorias de convidados. Inclua o local de entrega, a data do evento, a data de chegada exigida, bem como os detalhes relativos à embalagem e ao design gráfico no pedido de orçamento. O prazo de execução e o valor total final são confirmados aquando da encomenda efetiva.
Navegue pelo gama de pulseiras para eventos no que diz respeito à parte de controlo de acesso do seu kit, então solicitar um orçamento juntamente com o resumo do seu evento. Explique quais os artigos que servem como bilhete de entrada, quais os que exibem os nomes dos convidados e quais os que são presentes. Isso dá à equipa uma base clara para comparar produtos adequados e garantir uma apresentação coerente aos seus convidados.
