Ett presentpaket för ett evenemang fungerar bäst när varje del har ett tydligt syfte. Ett armband kan stödja din planering av tillträde, ett nyckelband håller fast namnskylten och en present att ta med hem gör att välkomstpaketet kan användas även utanför evenemangsplatsen. Att välja ut dessa tillsammans hjälper dig också att bestämma vad som ska delas ut, när det ska delas ut och hur du kan se till att sponsorns grafiska utformning är enhetlig på de olika produkterna.
Utgångspunkten är gästens upplevelse. Tänk på ankomst, förflyttning på platsen, nätverkande och avresa. En konferensdeltagare, en festivalbesökare och en liten grupp VIP-gäster kan ha olika behov. Ert kit kan spegla dessa skillnader samtidigt som det bibehåller en enhetlig visuell identitet. De praktiska besluten bör fattas innan ni väljer ut en produktkollektion som enbart har en gemensam färg.
Ge varje objekt en specifik uppgift
Gör en lista över vad dina gäster behöver göra. Vid incheckningen kan personalen behöva skilja mellan olika biljettgrupper eller evenemangsdagar. Inne på evenemangsplatsen underlättar ett namnskylt för gästerna att presentera sig. Vid avresan kan ett litet presentpaket åtfölja avskedsmeddelandet eller ett tack till sponsorerna. Genom att koppla en artikel till varje uppgift blir det enklare för personalen att förklara innehållet i paketet och för gästerna att använda det.
När det gäller ett passerkort bör man utgå från de faktiska tillträdesreglerna. Bestäm om det måste sitta kvar på handleden, om gästerna får komma in igen och hur personalen ska kunna känna igen de olika grupperna. Fästsystemet och materialet bör anpassas efter dessa behov. Ett dekorativt souvenirband och ett passerkort kan se likadana ut, men deras respektive funktioner bör specificeras separat i beställningsbeskrivningen.
Tryckta tygarmband är värda att överväga när ditt konstverk är centralt för evenemangets identitet. Jämför de tillgängliga monterings- och fästalternativen med din tillgänglighetsplan. För en återanvändbar reklamprodukt, elastiska tygarmband erbjuder ett annat format. Använd inte ett avtagbart armband som enda bevis på inträde om evenemanget kräver en annan metod för tillträde.
Samma resonemang gäller även för nyckelband. Man bör välja ett passerkortfodral, en fästmekanism och en lämplig typ av band utifrån passerkortet och dess användningsområde. Nackband med specialeffekter och dekorativa nackband kan ge en särskild ytbehandling när detta passar sponsorns grafiska material eller gästkategorin. Be om det specifika formatet och ytbehandlingen i offerten så att den visuella idén blir en konkret produkt.
Använd en present att ta med hem när det passar målgruppen
En present att ta med hem ger arrangören ytterligare en möjlighet att ta hand om gästen. Valet bör anpassas efter målgruppen och evenemangets tema. Vid en bilpremiär, en återförsäljarsammankomst eller ett företagsevenemang där gästerna ofta kör bil kan en bilparfym med företagets logotyp passa utmärkt. För en annan målgrupp bör man välja en present som bättre passar deras vardagsbruk.
De Invame-kollektionen Innehåller modeller i trä, aluminium och plast, samt en hängande glasflaska och en doftspray. Dessa har olika användningsområden, så utgå från den avsedda mottagaren innan du jämför ytbehandlingarna. En doft för textila bilmattor är en annan produkt än en modell som monteras på ett ventilationsgaller. Ange användningsområdet tydligt i satsen och i beställningsbeskrivningen.
För en enskild gåva, Woodline Premium erbjuder en träform med olika märkningsalternativ, bland annat fyrfärgstryck, lasergravering och folietryck. Materialet blir en del av den visuella utformningen. En liten logotyp och en stor tryckt grafik kan ge olika resultat, så se över bildmaterialet med hänsyn till just den ytan istället för att återanvända en befintlig layout för märket utan ändringar.
En Invame GiftBox Kombinerar Crystal Spray med Cube Noir eller en trämodell. Den kan fungera som en separat tackgåva till talare, samarbetspartner eller en utvald gästgrupp. Innehåll och varumärkesprofilering fastställs i offerten. Tillverkarens exempel visar möjliga utföranden; din beställning utformas enligt den godkända designen.
Skapa en visuell brief för olika ytor
Utarbeta en grafisk brief som förklarar evenemangets identitet, sponsorhierarkin och eventuella skillnader mellan gästgrupper. Bifoga logotypfilerna, färgerna och den text som måste vara enhetlig. Anpassa sedan layouten efter respektive yta. En lång slogan kan passa på ett kort eller en förpackning, medan en mindre produkt kräver en enklare placering av logotypen. Konsekvens uppnås genom samspelet mellan layouterna, snarare än genom att tvinga in identiska grafiska element på varje produkt.
Se till att texten är läsbar i den storlek som mottagarna kommer att se den. Ett nyckelband, ett armband och en parfymflaska har alla olika former och betraktningsavstånd. Be att få granska de relevanta layoutförslagen innan produktionen påbörjas. Om ditt evenemang har flera sponsornivåer, ange vilka artiklar som ska ha vilka logotyper; detta förhindrar att hela paketet behandlas som ett enda, odifferentierat tryckjobb.
Förpackningen har också en funktion. Den kan hålla ihop en uppsättning, förmedla ett budskap eller underlätta distributionen. Invames förpackningsalternativ beror på modellen och omfattar bland annat blisterkort med varumärkeslogotyp samt papperslådor. Bekräfta förpackningen i samma offert som produkten. Om artiklarna kommer från flera olika produktsortiment, kom överens om huruvida de ska levereras separat eller om ett komplett paket krävs; montering bör ingå i uppdraget.
Doftpreferenser är en annan faktor som påverkar valet. Invame erbjuder 11 parfymer. Välj doft tillsammans med modell och motiv, och be om råd om mottagarkretsen är bred. Tillverkaren anger en varaktighet på upp till 45 dagar för de aktuella polymerdoftmodellerna. Denna specifikation gäller inte automatiskt för den hängande flaskan eller sprayen. Invames produkter tillverkas i Europeiska unionen.
Planera mängder och distribution innan du begär en offert
Räkna gästerna utifrån de artiklar de faktiskt behöver. Antalet inträdesarmband kan skilja sig från antalet gåvor till talarna eller tackpaket till sponsorerna. En sammanlagd deltagarsiffra ger en användbar överblick, men beställningen måste ändå innehålla antal för varje produkt och varje design. Räkna med eventuella reservkvantiteter som ni beslutar att hålla i reserv; det finns ingen enskild reservprocent som passar alla evenemang.
För Invame börjar de flesta standardmodellerna på 100 stycken, Shape på 500 och Individual Shape på 3 000. Beställningar görs i steg om 50 stycken. Kontrollera det relevanta minimikvantitetskravet för varje armband eller nyckelband separat. Om din valda gästgrupp är mindre än produktens minimikvantitet, jämför ett annat format eller diskutera hur resten skulle kunna användas innan du väljer produkten.
Bestäm sedan vem som ska dela ut de olika delarna av paketet. En praktisk present kan lämnas ut vid avresan, medan ett namnskylt eller ett armband för tillträde behövs vid ankomsten. Om du förbereder olika paket ska du märka dem tydligt för personalen och koppla etiketterna till dina gästkategorier. Ange leveransplats, evenemangsdatum, önskat ankomstdatum samt detaljer om förpackning och grafiskt material i offertförfrågan. Leveranstid och slutligt totalbelopp bekräftas vid den faktiska beställningen.
Bläddra bland sortiment av armband för evenemang när det gäller åtkomstkontrolldelen av ditt kit, så begära en offert tillsammans med din evenemangsbeskrivning. Förklara vilka artiklar som ingår i inträdesavgiften, vilka som visar gästernas namn och vilka som är gåvor. Det ger teamet en tydlig utgångspunkt för att jämföra lämpliga produkter och skapa en sammanhängande presentation för dina gäster.
