Een cadeaupakket voor een evenement werkt het beste als elk onderdeel een duidelijk doel heeft. Een polsbandje kan je toegangsregeling ondersteunen, aan een lanyard hangt een naambadge en dankzij een cadeau om mee naar huis te nemen blijft het welkomstpakket ook buiten de locatie nog van nut. Door deze items samen te kiezen, kun je bovendien beter bepalen wat je wilt uitdelen, wanneer je dat doet en hoe je de huisstijl van de sponsor consistent kunt houden op de verschillende producten.
Het uitgangspunt is het traject dat de gast aflegt. Denk aan de aankomst, het verplaatsen op het terrein, het netwerken en het vertrek. Een congresdeelnemer, een festivalbezoeker en een kleine groep VIP-bezoekers hebben wellicht verschillende benodigdheden nodig. Je pakket kan deze verschillen weerspiegelen en tegelijkertijd één visuele identiteit behouden. De praktische keuzes moeten voorrang krijgen boven het kiezen van een productcollectie die alleen maar dezelfde kleur heeft.
Geef elk item een specifieke taak
Maak een lijst van wat uw gasten moeten doen. Bij het inchecken moet het personeel mogelijk onderscheid maken tussen ticketgroepen of evenementdagen. Binnen de locatie helpt een naambadge de gasten om zich voor te stellen. Bij het vertrek kan een klein cadeautje worden meegegeven bij het afsluitende bericht of een bedankje aan de sponsor. Door aan elke taak een specifiek item te koppelen, is het pakket voor het personeel gemakkelijker uit te leggen en voor de gasten gemakkelijker te gebruiken.
Bij het ontwerpen van een toegangsarmband moet u uitgaan van de daadwerkelijke toegangsregels. Bepaal of de armband om de pols moet blijven zitten, of gasten opnieuw toegang mogen krijgen en hoe het personeel de verschillende groepen kan herkennen. Het bevestigingssysteem en het materiaal moeten aan deze eisen voldoen. Een decoratieve souvenirarmband en een armband voor toegangscontrole kunnen er weliswaar hetzelfde uitzien, maar hun functies moeten afzonderlijk worden gespecificeerd in de opdrachtomschrijving.
Bedrukte stoffen polsbandjes zijn het overwegen waard wanneer je kunstwerk centraal staat in de identiteit van het evenement. Vergelijk de beschikbare opbouw- en bevestigingsmogelijkheden met je toegangsplan. Voor een herbruikbaar promotieartikel, elastische stoffen polsbandjes een andere vorm aanbieden. Beschouw een afneembare band niet als het enige bewijs van toegang wanneer voor uw evenement een andere toegangsmethode vereist is.
Dezelfde redenering geldt voor lanyards. De keuze voor een badgehouder, bevestiging en geschikt type koord moet worden afgestemd op de badge en het beoogde gebruik ervan. Lanyards met speciale effecten en decoratieve lanyards kan een onderscheidende afwerking toevoegen wanneer dit past bij het ontwerp van uw sponsor of de categorie van uw gasten. Vraag in de offerte naar het specifieke formaat en de afwerking, zodat het visuele idee uitgroeit tot een concreet product.
Geef een cadeau om mee naar huis te nemen als dat bij het publiek past
Een cadeau om mee naar huis te nemen biedt de organisator nog een kans om de gast iets extra’s te bieden. De keuze moet aansluiten bij het publiek en het thema van het evenement. Voor een autolancering, een dealerbijeenkomst of een bedrijfsevenement waarvan de gasten regelmatig autorijden, past een autoparfum met merknaam natuurlijk goed. Voor een ander publiek kiest u een cadeau dat beter aansluit bij hun dagelijks gebruik.
De Invame-collectie omvat modellen van hout, aluminium en kunststof, evenals een hangende glazen fles en een geurspray. Deze hebben verschillende toepassingen, dus houd eerst rekening met de beoogde ontvanger voordat u de afwerkingen vergelijkt. Een geur voor textiele vloermatten in de auto is een ander product dan een model dat op een ventilatieopening wordt bevestigd. Maak dat gebruik duidelijk in de set en in de opdrachtomschrijving.
Voor een individuele gift, Woodline Premium biedt een houten vorm aan met verschillende bedrukkingsmogelijkheden, waaronder full-colour bedrukking, lasergravure en foliedruk. Het materiaal maakt deel uit van het visuele ontwerp. Een klein logo en een grote afbeelding kunnen tot verschillende resultaten leiden; bekijk het ontwerp daarom specifiek voor dit oppervlak in plaats van een bestaande badge-opmaak ongewijzigd te hergebruiken.
Een Invame-cadeaupakket combineert Crystal Spray met Cube Noir of een houten model. Dit kan dienen als een apart bedankcadeau voor sprekers, partners of een selecte groep gasten. De inhoud en de merkpresentatie worden in de offerte vastgelegd. De voorbeelden van de fabrikant tonen mogelijke uitvoeringen; uw bestelling wordt uitgevoerd volgens het eigen, goedgekeurde ontwerp.
Stel één visuele briefing op voor verschillende oppervlakken
Stel één ontwerpbriefing op waarin de identiteit van het evenement, de hiërarchie van de sponsors en eventuele verschillen tussen gastengroepen worden toegelicht. Voeg de logobestanden, kleuren en de teksten toe die consistent moeten blijven. Pas vervolgens de lay-out aan voor elk oppervlak. Een lange slogan past misschien wel op een kaart of doos, terwijl een kleiner product een eenvoudigere plaatsing van het logo vereist. Consistentie ontstaat door de onderlinge samenhang tussen de lay-outs, in plaats van door op elk item identiek ontwerp te forceren.
Zorg ervoor dat de tekst goed leesbaar blijft in het formaat waarin mensen deze te zien krijgen. Een lanyard, een polsbandje en een parfumflesje hebben elk een andere vorm en worden op verschillende kijkafstanden bekeken. Vraag om de betreffende ontwerpen te mogen controleren voordat de productie van start gaat. Als uw evenement meerdere sponsorniveaus kent, geef dan aan welke artikelen welke logo's dragen; zo voorkomt u dat de hele set als één ongedifferentieerde drukopdracht wordt behandeld.
Verpakkingen hebben ook een functie. Ze kunnen een set bij elkaar houden, een boodschap overbrengen of de distributie vergemakkelijken. De verpakkingsopties van Invame zijn afhankelijk van het model en omvatten onder meer blisterkaarten met merklogo en papieren doosjes. Leg de verpakking vast in dezelfde offerte als het product. Als de artikelen uit verschillende productassortimenten komen, spreek dan af of ze afzonderlijk worden geleverd of dat er een compleet pakket nodig is; de samenstelling moet in de opdrachtomschrijving worden opgenomen.
Geurvoorkeuren spelen ook een rol bij de keuze. Invame biedt 11 parfums aan. Kies de geur samen met het model en het ontwerp, en vraag om advies als de doelgroep breed is. De fabrikant geeft een houdbaarheid van maximaal 45 dagen aan voor de betreffende polymeerparfummodellen. Die specificatie geldt niet automatisch voor het hangende flesje of de spray. Invame-producten worden vervaardigd in de Europese Unie.
Plan de hoeveelheden en de distributie voordat u een offerte aanvraagt
Bereken het aantal gasten op basis van de artikelen die ze daadwerkelijk nodig hebben. Het aantal toegangspolsbandjes kan afwijken van het aantal geschenken voor sprekers of bedankpakketten voor sponsors. Een algemeen bezoekersaantal biedt nuttige context, maar de bestelling moet nog steeds de hoeveelheid per product en per ontwerp bevatten. Houd ook rekening met eventuele reservehoeveelheden die je besluit aan te houden; er is geen standaardreservepercentage dat voor elk evenement geldt.
Bij Invame geldt voor de meeste standaardmodellen een minimumafname van 100 stuks, bij Shape is dat 500 stuks en bij Individual Shape 3000 stuks. Bestellingen worden in stappen van 50 stuks geplaatst. Controleer voor elke polsband of lanyard afzonderlijk wat de relevante minimumafname is. Als de door u geselecteerde gastengroep kleiner is dan de minimumafname van een product, vergelijk dan een ander formaat of bespreek hoe de rest zou kunnen worden gebruikt voordat u het artikel kiest.
Bepaal vervolgens wie elk onderdeel van de set uitdeelt. Een praktisch cadeau kan bij vertrek worden overhandigd, terwijl een naamkaartje of toegangsarmband bij aankomst nodig is. Als u verschillende pakketten samenstelt, voorzie deze dan van duidelijke labels voor het personeel en koppel de labels aan uw gastcategorieën. Vermeld de afleverlocatie, de datum van het evenement, de vereiste aankomstdatum, verpakkings- en ontwerpdetails in de offerteaanvraag. De doorlooptijd en het definitieve totaalbedrag worden bij de daadwerkelijke bestelling bevestigd.
Bekijk de assortiment evenement polsbandjes wat betreft het onderdeel voor toegangscontrole van je set, dan een offerte aanvragen samen met uw evenementbeschrijving. Geef aan welke artikelen als toegangskaart dienen, op welke de namen van de gasten staan vermeld en welke als geschenk zijn bedoeld. Zo krijgt het team een duidelijke basis om geschikte producten te vergelijken en een samenhangende presentatie voor uw gasten te realiseren.
