Et gavepakke til et arrangement fungerer best når hver gjenstand har et klart formål. Et armbånd kan støtte adgangsordningen din, et nøkkelbånd holder et navneskilt på plass, og en gave som deltakerne kan ta med seg hjem gir velkomstpakken en nytte også utenfor selve arrangementsstedet. Å velge disse elementene sammen hjelper deg også med å bestemme hva du skal dele ut, når du skal dele det ut og hvordan du kan sikre at sponsorens grafikk fremstår ensartet på tvers av de ulike produktene.
Utgangspunktet er gjestenes opplevelse. Tenk på ankomst, bevegelse rundt på stedet, nettverksbygging og avreise. En konferansedeltaker, en festivalgjest og en liten gruppe VIP-besøkende kan ha behov for forskjellige ting. Settet ditt kan gjenspeile disse forskjellene samtidig som det opprettholder én visuell identitet. De praktiske beslutningene bør tas før man velger en produktserie som bare har fargen til felles.
Gi hver gjenstand en bestemt oppgave
Lag en liste over hva gjestene må gjøre. Ved innsjekking kan det hende at personalet må skille mellom billettgrupper eller arrangementdager. Inne på arrangementsstedet hjelper et navneskilt gjestene med å presentere seg. Ved avreise kan en liten gave følge med avslutningshilsenen eller en takk til sponsorene. Ved å tilpasse en gjenstand til hver oppgave blir det enklere for personalet å forklare innholdet i settet og for gjestene å bruke det.
Når det gjelder et adgangsarmbånd, bør man ta utgangspunkt i de faktiske adgangsreglene. Man må avgjøre om det må forbli på håndleddet, om gjestene kan komme inn på nytt, og hvordan personalet skal gjenkjenne de ulike gruppene. Festesystemet og materialet bør være tilpasset disse behovene. Et dekorativt suvenirarmbånd og et adgangsarmbånd kan se like ut, men deres respektive funksjoner bør spesifiseres separat i bestillingsbeskrivelsen.
Trykte stoffarmbånd er verdt å vurdere når kunstverket ditt står sentralt for arrangementets identitet. Sammenlign de tilgjengelige alternativene for oppsett og festing med tilgangsplanen din. For en gjenbrukbar reklameartikkel, elastiske stoffarmbånd tilbyr et annet format. Du må ikke anse et avtakbart armbånd som eneste adgangsbevis dersom arrangementet krever en annen adgangsmetode.
Det samme gjelder for nøkkelbånd. Valg av kortholder, festemekanisme og passende utforming på nøkkelbåndet bør baseres på selve kortet og dets bruksområde. Nøkkelbånd med spesialeffekter og dekorative nøkkelbånd kan gi et særegent utseende når dette passer til sponsorens grafiske utforming eller gjestekategorien. Be om å få oppgitt det konkrete formatet og utseendet i tilbudet, slik at den visuelle ideen blir til et konkret produkt.
Bruk en gave til å ta med hjem der det passer for målgruppen
En gave som gjestene kan ta med seg hjem gir arrangøren en ny mulighet til å ta vare på gjestene. Valget bør tilpasses målgruppen og arrangementets tema. Ved en bilpresentasjon, et forhandlersamling eller et bedriftsarrangement der gjestene kjører bil regelmessig, kan en bilduft med logo passe naturlig inn. For andre målgrupper bør du velge en gave som passer bedre til deres daglige bruk.
De Invame-kolleksjonen Omfatter modeller i tre, aluminium og plast, samt en hengende glassflaske og en duftspray. Disse har ulike bruksområder, så ta utgangspunkt i den tiltenkte mottakeren før du sammenligner utførelser. En duft til tekstilbilsmatter er et annet produkt enn en modell som monteres på en luftventil. Gjør bruksområdet klart i settet og i bestillingsbeskrivelsen.
For en individuell gave, Woodline Premium tilbyr en treform med ulike merkealternativer, blant annet fullfargetrykk, lasergravering og folietrykk. Materialet blir en del av den visuelle utformingen. En liten logo og en stor trykt grafikk kan gi forskjellige resultater, så gå gjennom designet med tanke på akkurat denne overflaten, i stedet for å gjenbruke et merkemal uten endringer.
En Invame gaveeske Kombinerer Crystal Spray med Cube Noir eller en tremodell. Dette kan være en passende takkegave til foredragsholdere, samarbeidspartnere eller en utvalgt gjestegruppe. Innholdet og merkeutformingen bekreftes i tilbudet. Eksemplene fra produsenten viser mulige utførelser; bestillingen din følger det godkjente designet.
Lag én visuell brief for ulike overflater
Utarbeid én designbeskrivelse som forklarer arrangementets identitet, sponsorhierarkiet og eventuelle forskjeller mellom gjestegruppene. Ta med logofilene, fargene og tekstene som må være konsistente. Tilpass deretter layouten til hver enkelt overflate. Et langt slagord kan passe på et kort eller en eske, mens et mindre produkt krever en enklere plassering av logoen. Konsistens oppnås gjennom samspillet mellom layoutene, snarere enn ved å tvinge identisk grafisk utforming på hvert enkelt produkt.
Sørg for at teksten er lesbar i den størrelsen folk vil se den i. Et nøkkelbånd, et armbånd og en parfymeflaske har hver sin form og visningsavstand. Be om å få se de relevante layoutene før produksjonen starter. Hvis arrangementet ditt har flere sponsornivåer, må du oppgi hvilke gjenstander som skal ha hvilke logoer; dette unngår at hele settet blir behandlet som én uavgrenset trykkjobb.
Emballasjen har også en funksjon. Den kan holde et sett samlet, formidle et budskap eller gjøre distribusjonen enklere. Invames emballasjealternativer avhenger av modellen og inkluderer blisterkort med merkevare og papirbokser. Bekreft emballasjen i samme tilbud som produktet. Hvis varene kommer fra flere produktserier, må det avtales om de skal leveres separat eller om det kreves en komplett pakke; montering bør inkluderes i oppdragsbeskrivelsen.
Duftpreferanser er en annen faktor som spiller inn i valget. Invame tilbyr 11 parfymer. Velg duften sammen med modellen og designet, og be om råd hvis mottakergruppen er bred. Produsenten oppgir en varighet på opptil 45 dager for de aktuelle polymerduftmodellene. Denne spesifikasjonen gjelder ikke automatisk for den hengende flasken eller sprayen. Invame-produktene produseres i EU.
Planlegg mengder og distribusjon før du ber om et tilbud
Beregn antall gjester ut fra hva de faktisk trenger. Antallet adgangsbånd kan avvike fra antallet gaver til foredragsholdere eller takkesett til sponsorer. Et samlet deltakerantall gir nyttig kontekst, men bestillingen må likevel inneholde antall for hvert produkt og hver utførelse. Ta med eventuelle reserveantall du velger å holde tilbake; det finnes ingen fast reserveprosent som passer for alle arrangementer.
For Invame starter de fleste standardmodellene ved 100 stk., Shape ved 500 og Individual Shape ved 3000. Bestillinger skjer i trinn på 50 stk. Sjekk det relevante minimumsantallet for hvert armbånd eller nøkkelbånd separat. Hvis den valgte gjestegruppen er mindre enn produktets minimumsantall, bør du vurdere et annet format eller diskutere hvordan resten kan brukes før du velger varen.
Deretter må du bestemme hvem som skal dele ut de ulike delene av settet. En nyttig gave kan gis ved avreise, mens et navneskilt eller et adgangsbånd trengs ved ankomst. Hvis du setter sammen forskjellige pakker, må du merke dem tydelig for personalet og knytte merkene til gjestekategoriene. Oppgi leveringssted, dato for arrangementet, ønsket ankomstdato, emballasje og detaljer om grafisk utforming i anbudsforespørselen. Leveringstid og sluttbeløp bekreftes ved den faktiske bestillingen.
Bla gjennom utvalg av armbånd til arrangementer når det gjelder tilgangskontrolldelen av utstyret ditt, så be om et tilbud sammen med beskrivelsen av arrangementet. Forklar hvilke gjenstander som brukes til registrering, hvilke som viser gjestenes navn og hvilke som er gaver. Dette gir teamet et klart grunnlag for å sammenligne egnede produkter og sikre en helhetlig presentasjon for gjestene dine.
