Ein Geschenkpaket für eine Veranstaltung funktioniert am besten, wenn jeder Artikel einen klaren Zweck erfüllt. Ein Armband kann Ihr Zugangskonzept unterstützen, ein Schlüsselband dient zur Befestigung eines Namensschilds und ein Mitbringsel sorgt dafür, dass das Willkommenspaket auch über den Veranstaltungsort hinaus noch genutzt werden kann. Die gemeinsame Auswahl dieser Artikel hilft Ihnen zudem dabei, zu entscheiden, was Sie verteilen möchten, wann Sie es aushändigen und wie Sie die Sponsorenlogos auf den verschiedenen Produkten einheitlich gestalten können.
Ausgangspunkt ist die Gästeerfahrung. Denken Sie an die Ankunft, die Wege innerhalb des Veranstaltungsortes, das Networking und die Abreise. Ein Konferenzteilnehmer, ein Festivalbesucher und eine kleine Gruppe von VIP-Gästen benötigen möglicherweise unterschiedliche Artikel. Ihr Paket kann diese Unterschiede widerspiegeln und gleichzeitig eine einheitliche visuelle Identität wahren. Die praktischen Entscheidungen sollten vor der Auswahl einer Produktpalette getroffen werden, deren Artikel lediglich eine gemeinsame Farbe haben.
Weise jedem Element eine bestimmte Aufgabe zu
Listen Sie auf, was Ihre Gäste tun müssen. Beim Check-in muss das Personal möglicherweise zwischen Ticketgruppen oder Veranstaltungstagen unterscheiden. Innerhalb der Veranstaltungsstätte hilft ein Namensschild den Gästen, sich vorzustellen. Beim Verlassen der Veranstaltung kann ein kleines Geschenk die Abschlussbotschaft oder einen Dank an die Sponsoren ergänzen. Wenn jeder Aufgabe ein entsprechender Gegenstand zugeordnet wird, lässt sich das Kit vom Personal leichter erklären und von den Gästen einfacher nutzen.
Bei einem Zugangsarmband sollten Sie zunächst die konkreten Zugangsregeln festlegen. Entscheiden Sie, ob es am Handgelenk getragen werden muss, ob Gäste die Veranstaltung erneut betreten dürfen und wie das Personal die einzelnen Gruppen erkennen soll. Das Befestigungssystem und das Material sollten diesen Anforderungen entsprechen. Ein dekoratives Souvenirarmband und ein Armband zur Zugangskontrolle mögen zwar ähnlich aussehen, ihre jeweiligen Funktionen sollten jedoch im Auftragsbrief separat festgelegt werden.
Bedruckte Stoffarmbänder sollten Sie in Betracht ziehen, wenn Ihr Kunstwerk im Mittelpunkt der Veranstaltungsidentität steht. Vergleichen Sie die verfügbaren Konstruktions- und Befestigungsmöglichkeiten mit Ihrem Zugangsplan. Für einen wiederverwendbaren Werbeartikel, elastische Stoffarmbänder bieten ein anderes Format an. Betrachten Sie ein abnehmbares Armband nicht als einzigen Nachweis für die Teilnahme, wenn für Ihre Veranstaltung eine andere Zugangsmethode erforderlich ist.
Das Gleiche gilt für Umhängebänder. Der Ausweishalter, die Befestigung und die geeignete Bandform sollten entsprechend dem Ausweis und dessen Verwendungszweck ausgewählt werden. Lanyards mit Spezialeffekten und dekorativen Elementen kann für eine unverwechselbare Optik sorgen, wenn dies zu Ihrer Sponsorenvorlage oder Ihrer Gästekategorie passt. Fragen Sie im Angebot nach dem genauen Format und der Ausführung, damit aus der visuellen Idee ein konkretes Produkt wird.
Verwenden Sie ein Mitbringsel, wenn es zur Zielgruppe passt
Ein Mitbringsgeschenk bietet dem Veranstalter eine weitere Gelegenheit, den Gästen eine Freude zu bereiten. Die Auswahl sollte sich nach der Zielgruppe und dem Veranstaltungsthema richten. Bei einer Fahrzeugvorstellung, einem Händlertreffen oder einer Firmenveranstaltung, deren Gäste regelmäßig Auto fahren, passt ein Auto-Duft mit Markenlogo ganz natürlich. Für eine andere Zielgruppe sollten Sie ein Geschenk wählen, das besser zu deren Alltag passt.
Der Invame-Kollektion Umfasst Modelle aus Holz, Aluminium und Kunststoff sowie eine hängende Glasflasche und ein Duftspray. Da diese unterschiedliche Verwendungszwecke haben, sollten Sie zunächst den vorgesehenen Empfänger berücksichtigen, bevor Sie die Ausführungen vergleichen. Ein Duft für Textil-Autofußmatten ist ein anderes Produkt als ein Modell, das an einer Lüftungsdüse befestigt wird. Machen Sie diesen Verwendungszweck im Kit und in der Bestellbeschreibung deutlich.
Für eine Einzel-Spende, Woodline Premium bietet eine Holzform mit verschiedenen Bedruckungsmöglichkeiten, darunter Vollfarbdruck, Lasergravur und Folienprägung. Das Material wird Teil des visuellen Designs. Ein kleines Logo und eine große gedruckte Grafik können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Überprüfen Sie daher die Druckvorlage speziell für diese Oberfläche, anstatt ein Emblem-Layout unverändert wiederzuverwenden.
Ein Invame-Geschenkbox Kombiniert „Crystal Spray“ mit „Cube Noir“ oder einem Holzmodell. Es eignet sich als separates Dankeschön-Geschenk für Referenten, Partner oder eine ausgewählte Gästegruppe. Der Inhalt und das Branding werden im Angebot bestätigt. Die Beispiele des Herstellers zeigen mögliche Gestaltungsvarianten; Ihre Bestellung erfolgt gemäß dem von Ihnen genehmigten Design.
Erstellen Sie ein visuelles Konzept für verschiedene Oberflächen
Erstellen Sie ein Gestaltungsbriefing, in dem die Markenidentität der Veranstaltung, die Sponsorenhierarchie und etwaige Unterschiede zwischen den Gästegruppen erläutert werden. Fügen Sie die Logodateien, die Farben und die Textelemente bei, die einheitlich verwendet werden müssen. Passen Sie anschließend das Layout an die jeweilige Oberfläche an. Ein langer Slogan passt vielleicht auf eine Karte oder eine Schachtel, während ein kleineres Produkt eine einfachere Platzierung des Logos erfordert. Konsistenz entsteht durch die Beziehung zwischen den Layouts und nicht dadurch, dass jedem Artikel identische Gestaltungselemente aufgezwungen werden.
Achten Sie darauf, dass der Text in der Größe, in der er den Betrachtern präsentiert wird, gut lesbar ist. Ein Schlüsselband, ein Armband und ein Parfümflakon weisen jeweils eine andere Form und einen anderen Betrachtungsabstand auf. Bitten Sie darum, die entsprechenden Druckvorlagen vor der Produktion zu prüfen. Falls bei Ihrer Veranstaltung mehrere Sponsorenstufen zum Einsatz kommen, geben Sie an, welche Artikel welche Logos tragen; so wird vermieden, dass das gesamte Set als ein undifferenzierter Druckauftrag behandelt wird.
Auch die Verpackung erfüllt einen Zweck. Sie kann ein Set zusammenhalten, eine Botschaft vermitteln oder den Vertrieb erleichtern. Die Verpackungsoptionen von Invame hängen vom Modell ab und umfassen Blisterkarten mit Markenlogo sowie Papierkartons. Legen Sie die Verpackung im selben Angebot wie das Produkt fest. Wenn die Artikel aus mehreren Produktreihen stammen, vereinbaren Sie, ob sie separat geliefert werden sollen oder ob ein Komplettpaket gewünscht ist; die Zusammenstellung sollte im Auftrag enthalten sein.
Die Vorlieben hinsichtlich des Duftes spielen ebenfalls eine Rolle bei der Auswahl. Invame bietet 11 Parfums an. Wählen Sie den Duft zusammen mit dem Modell und dem Design aus und lassen Sie sich beraten, wenn die Zielgruppe breit gefächert ist. Der Hersteller gibt für die entsprechenden Polymer-Duftmodelle eine Haltbarkeit von bis zu 45 Tagen an. Diese Angabe gilt nicht automatisch für die Hängeflasche oder das Spray. Invame-Produkte werden in der Europäischen Union hergestellt.
Planen Sie Mengen und Vertrieb, bevor Sie ein Angebot anfordern
Ermitteln Sie die Gästezahl anhand der Artikel, die tatsächlich benötigt werden. Die Anzahl der Eintrittsarmbänder kann von der Anzahl der Referentengeschenke oder der Dankesgeschenke für Sponsoren abweichen. Eine einzige Gesamtbesucherzahl liefert zwar nützliche Hintergrundinformationen, doch für die Bestellung werden dennoch die Mengenangaben für jedes Produkt und jedes Design benötigt. Berücksichtigen Sie dabei auch eventuelle Reservemengen, die Sie vorhalten möchten; es gibt keinen einheitlichen Reserveprozentsatz, der für jede Veranstaltung passt.
Bei Invame beginnen die meisten Standardmodelle bei 100 Stück, bei „Shape“ bei 500 und bei „Individual Shape“ bei 3.000. Bestellungen erfolgen in Schritten von 50 Stück. Prüfen Sie die jeweilige Mindestbestellmenge für jedes Armband oder jedes Schlüsselband separat. Falls Ihre ausgewählte Gästegruppe kleiner ist als die Mindestbestellmenge eines Produkts, vergleichen Sie ein anderes Format oder besprechen Sie, wie der Restbestand verwendet werden könnte, bevor Sie sich für den Artikel entscheiden.
Legen Sie als Nächstes fest, wer die einzelnen Teile des Sets aushändigt. Ein nützliches Geschenk kann bereits bei der Abreise überreicht werden, während ein Namensschild oder ein Zugangsarmband bei der Ankunft benötigt wird. Wenn Sie verschiedene Pakete zusammenstellen, beschriften Sie diese für die Mitarbeiter deutlich und ordnen Sie die Beschriftungen Ihren Gästekategorien zu. Geben Sie in der Angebotsanfrage den Lieferort, das Veranstaltungsdatum, das erforderliche Ankunftsdatum sowie Details zur Verpackung und zur Gestaltung an. Die Vorlaufzeit und der Endpreis werden bei der eigentlichen Bestellung bestätigt.
Durchsuchen Sie die Sortiment an Veranstaltungsarmbändern Was den Teil Ihres Sets betrifft, der sich mit der Zugangskontrolle befasst, dann Angebot anfordern zusammen mit Ihrem Veranstaltungsbriefing. Erläutern Sie, welche Artikel als Eintrittsgeschenk dienen, auf welchen die Namen der Gäste stehen und welche als Geschenke gedacht sind. Das gibt dem Team eine klare Grundlage für den Vergleich geeigneter Produkte und sorgt für eine einheitliche Präsentation für Ihre Gäste.
