Un kit cadeau événementiel est particulièrement efficace lorsque chaque élément a une fonction bien définie. Un bracelet peut faciliter la gestion des accès, un cordon permet de porter un badge nominatif et un cadeau à emporter prolonge l’utilité du kit de bienvenue au-delà du lieu de l’événement. Choisir ces éléments ensemble vous aide également à déterminer ce qu’il faut distribuer, à quel moment le remettre et comment assurer la cohérence visuelle des visuels des sponsors sur l’ensemble des produits.
Le point de départ, c'est le parcours du visiteur. Pensez à son arrivée, à ses déplacements sur le site, aux occasions de réseautage et à son départ. Un participant à une conférence, un spectateur de festival et un petit groupe de visiteurs VIP peuvent avoir besoin d'éléments différents. Votre kit peut refléter ces différences tout en conservant une identité visuelle unique. Les choix pratiques doivent précéder la sélection d'une gamme de produits qui se contentent de partager une même couleur.
Attribuez une fonction spécifique à chaque élément
Énumérez les démarches que vos invités doivent effectuer. Lors de l'enregistrement, le personnel devra peut-être distinguer les différents groupes de billets ou les différentes journées de l'événement. À l'intérieur du site, un badge nominatif aide les invités à se présenter. Au moment du départ, un petit cadeau peut accompagner le message de clôture ou les remerciements adressés aux sponsors. Associer un objet à chaque tâche facilite l'explication du kit par le personnel et son utilisation par les invités.
Pour un bracelet d'accès, commencez par définir les règles d'accès proprement dites. Déterminez s'il doit rester au poignet, si les visiteurs sont autorisés à rentrer à nouveau et comment le personnel identifiera chaque groupe. Le système de fixation et le matériau doivent répondre à ces besoins. Un bracelet décoratif souvenir et un bracelet de contrôle d'accès peuvent se ressembler, mais leurs fonctions doivent être précisées séparément dans le cahier des charges.
Bracelets en tissu imprimé méritent d'être pris en compte lorsque votre création graphique est au cœur de l'identité de l'événement. Comparez les options de montage et de fixation disponibles en fonction de votre plan d'accès. Pour un objet promotionnel réutilisable, bracelets en tissu élastique proposent un format différent. Ne considérez pas un bracelet amovible comme la seule preuve d'accès lorsque votre événement exige un autre moyen d'accès.
Le même raisonnement s'applique aux cordons. Le choix du porte-badge, du système de fixation et du type de cordon approprié doit être fait en fonction du badge et de son utilisation. Cordons à effets spéciaux et décoratifs peut apporter une touche finale originale si cela correspond au visuel de votre sponsor ou à la catégorie d'invités. Précisez le format et la finition souhaités dans le devis afin que l'idée visuelle se concrétise en un produit bien défini.
Proposez un cadeau à emporter adapté à votre public
Un cadeau à emporter offre à l'organisateur une nouvelle occasion de se mettre au service de ses invités. Le choix doit être adapté au public et au thème de l'événement. Pour le lancement d'un modèle automobile, un rassemblement de concessionnaires ou un événement d'entreprise dont les invités conduisent régulièrement, un parfum d'habitacle à l'effigie de la marque peut s'avérer tout à fait approprié. Pour un autre type de public, optez pour un cadeau mieux adapté à son quotidien.
Le Collection Invame comprend des modèles en bois, en aluminium et en plastique, ainsi qu'un flacon en verre à suspendre et un vaporisateur de parfum. Ces produits ayant des utilisations différentes, commencez par déterminer le destinataire visé avant de comparer les finitions. Un parfum destiné aux tapis de sol en tissu d'une voiture est un produit différent d'un modèle à fixer sur une bouche d'aération. Précisez clairement cette utilisation dans le kit et dans le cahier des charges de la commande.
Pour un don individuel, Woodline Premium propose un support en bois avec différentes options de personnalisation, notamment l'impression en quadrichromie, la gravure au laser et le marquage à chaud. Le matériau fait partie intégrante du design visuel. Un petit logo et un grand motif imprimé peuvent donner des résultats différents ; il est donc préférable d'adapter le visuel à cette surface plutôt que de réutiliser tel quel le modèle d'un badge.
Un Coffret cadeau Invame associe le Crystal Spray au Cube Noir ou à un modèle en bois. Il peut constituer un cadeau de remerciement distinct destiné aux intervenants, aux partenaires ou à un groupe d’invités sélectionnés. Le contenu et l’habillage graphique sont précisés dans le devis. Les exemples fournis par le fabricant illustrent différentes présentations possibles ; votre commande sera réalisée selon le design que vous aurez validé.
Créer un brief visuel unique pour différentes surfaces
Préparez un cahier des charges graphique expliquant l'identité de l'événement, la hiérarchie des sponsors et les éventuelles différences entre les groupes d'invités. Joignez-y les fichiers du logo, les couleurs et les textes qui doivent rester cohérents. Adaptez ensuite la mise en page à chaque support. Un slogan long peut convenir à une carte ou à une boîte, tandis qu'un produit plus petit nécessite un placement plus simple du logo. La cohérence résulte de la relation entre les mises en page, plutôt que de l'imposition d'une maquette identique sur chaque support.
Veillez à ce que le texte reste lisible à la taille à laquelle il sera vu par le public. Un cordon, un bracelet et un flacon de parfum ont chacun une forme et une distance de lecture différentes. Demandez à examiner les maquettes correspondantes avant la production. Si votre événement comporte plusieurs niveaux de parrainage, précisez quels articles porteront quels logos ; cela évitera de traiter l'ensemble du kit comme un seul et même travail d'impression indifférencié.
L'emballage a également un rôle à jouer. Il peut permettre de regrouper un ensemble, de véhiculer un message ou de faciliter la distribution. Les options d’emballage proposées par Invame dépendent du modèle et comprennent des cartes blister à l’effigie de la marque et des boîtes en papier. Précisez le type d’emballage dans le devis du produit. Si les articles proviennent de plusieurs gammes de produits, précisez s’ils doivent être livrés séparément ou si un pack complet est requis ; l’assemblage doit être inclus dans le cahier des charges.
Les préférences en matière de parfum constituent un autre critère de choix. Invame propose 11 parfums. Choisissez le parfum ainsi que le modèle et le motif, et demandez conseil si le groupe de destinataires est hétérogène. Le fabricant indique une durée allant jusqu’à 45 jours pour les modèles de diffuseurs à polymère concernés. Cette spécification ne s’applique pas automatiquement au flacon suspendu ni au vaporisateur. Les produits Invame sont fabriqués dans l’Union européenne.
Prévoyez les quantités et la distribution avant de demander un devis
Comptez les invités en fonction des articles dont ils ont réellement besoin. Le nombre de bracelets d’accès peut différer du nombre de cadeaux destinés aux intervenants ou de coffrets de remerciement pour les sponsors. Un chiffre global de fréquentation est utile pour situer le contexte, mais la commande doit tout de même préciser la quantité requise pour chaque produit et chaque modèle. Prévoyez les quantités de réserve que vous décidez de conserver ; il n’existe pas de pourcentage de réserve unique valable pour tous les événements.
Pour Invame, la plupart des modèles standard sont disponibles à partir de 100 pièces, ceux de la gamme Shape à partir de 500 et ceux de la gamme Individual Shape à partir de 3 000. Les commandes s'effectuent par tranches de 50 pièces. Vérifiez séparément la quantité minimale requise pour chaque bracelet ou cordon. Si le groupe d'invités que vous avez sélectionné est inférieur à la quantité minimale d'un produit, comparez un autre format ou discutez de la manière dont le reste serait utilisé avant de choisir l'article.
Ensuite, déterminez qui remettra chaque élément du kit. Un cadeau utile peut être remis au moment du départ, tandis qu’un badge nominatif ou un bracelet d’accès est nécessaire à l’arrivée. Si vous préparez plusieurs kits différents, étiquetez-les clairement à l'intention du personnel et associez ces étiquettes à vos catégories d'invités. Indiquez le lieu de livraison, la date de l'événement, la date d'arrivée requise, ainsi que les détails relatifs à l'emballage et au graphisme dans la demande de devis. Le délai de livraison et le montant total définitif seront confirmés lors de la commande effective.
Parcourir le gamme de bracelets pour événements pour la partie « contrôle d'accès » de votre kit, alors demander un devis avec votre brief d'événement. Précisez quels articles servent à l'accueil, lesquels affichent les noms des invités et lesquels constituent des cadeaux. Cela permettra à l'équipe de disposer d'une base claire pour comparer les produits adaptés et proposer une présentation cohérente à vos invités.
