Et gavepakke til et arrangement fungerer bedst, når hver enkelt genstand har et klart formål. Et armbånd kan understøtte din adgangsplan, en nøglesnor holder et navneskilt, og en gave til at tage med hjem giver velkomstpakken en anvendelse også uden for selve arrangementsstedet. At vælge disse ting sammen hjælper dig også med at beslutte, hvad der skal uddeles, hvornår det skal uddeles, og hvordan du sikrer, at sponsorernes grafiske design er ensartet på tværs af de forskellige produkter.
Udgangspunktet er gæstens oplevelse. Tænk på ankomsten, bevægelsen rundt på stedet, netværk og afrejsen. En konferencedeltager, en festivalgæst og en lille gruppe VIP-gæster kan have brug for forskellige ting. Jeres udstyr kan afspejle disse forskelle, samtidig med at det bevarer en ensartet visuel identitet. De praktiske beslutninger bør træffes, før I vælger en produktserie, der blot har en fælles farve.
Giv hver genstand en bestemt opgave
Lav en liste over, hvad gæsterne skal gøre. Ved indtjekningen kan personalet have brug for at skelne mellem billetgrupper eller arrangementdage. Inde på spillestedet hjælper et navneskilt gæsterne med at præsentere sig selv. Ved afrejsen kan en lille gave ledsage afskedsbudskabet eller en tak til sponsorerne. Ved at tilpasse et element til hver opgave bliver det nemmere for personalet at forklare, hvad sættene indeholder, og for gæsterne at bruge dem.
Når det drejer sig om et adgangsarmbånd, skal man tage udgangspunkt i de konkrete adgangsregler. Man skal afgøre, om det skal forblive på håndleddet, om gæsterne må komme ind igen, og hvordan personalet skal genkende de enkelte grupper. Fastgørelsessystemet og materialet skal være tilpasset disse behov. Et dekorativt souvenirarmbånd og et adgangsarmbånd kan se ens ud, men deres respektive formål skal specificeres separat i bestillingsbeskrivelsen.
Trykte stofarmbånd er værd at overveje, når dit kunstværk er centralt for arrangementets identitet. Sammenlign de tilgængelige konstruktions- og fastgørelsesmuligheder med din adgangsplan. For et genanvendeligt reklameprodukt, elastiske stofarmbånd tilbyder et andet format. Betragt ikke et aftageligt armbånd som det eneste adgangsbevis, hvis dit arrangement kræver en anden adgangsmetode.
Den samme tankegang gælder for nøglesnore. Man bør vælge en kortholder, en fastgørelsesmekanisme og en passende snor, der passer til kortet og dets anvendelse. Lanyards med specialeffekter og dekorative lanyards kan give et særligt udseende, når det passer til din sponsors grafiske design eller gæstekategori. Bed om at få det specifikke format og udseende angivet i tilbuddet, så den visuelle idé bliver til et konkret produkt.
Brug en gave til at tage med hjem, når det passer til målgruppen
En gave, som gæsterne kan tage med hjem, giver arrangøren endnu en mulighed for at gøre noget godt for gæsterne. Valget bør afhænge af målgruppen og arrangementets tema. Til en bilpræsentation, et forhandlersamling eller et firmaarrangement, hvor gæsterne ofte kører bil, kan en bilparfume med logo være et naturligt valg. Til en anden målgruppe bør man vælge en gave, der passer bedre til deres dagligdag.
De Invame-kollektionen omfatter modeller i træ, aluminium og plast samt en hængende glasflaske og en duftspray. Disse har forskellige anvendelsesformål, så tag udgangspunkt i den tiltænkte modtager, inden du sammenligner udførelserne. En duft til tekstilgulvmåtter til biler er et andet produkt end en model, der monteres på en ventilationsåbning. Gør anvendelsesformålet klart i sættet og i ordrebeskrivelsen.
Hvis det drejer sig om en individuel gave, Woodline Premium tilbyder en træform med forskellige mærkningsmuligheder, herunder fuldfarvetryk, lasergravering og folietryk. Materialet bliver en del af det visuelle design. Et lille logo og en stor trykt grafik kan give forskellige resultater, så gennemgå grafikken med henblik på netop denne overflade i stedet for blot at genbruge et badge-layout uden ændringer.
En Invame gaveæske Kombinerer Crystal Spray med Cube Noir eller en træmodel. Den kan være velegnet som en særskilt takkegave til talere, partnere eller en udvalgt gruppe af gæster. Indholdet og mærkningen bekræftes i tilbuddet. Eksemplerne fra producenten viser mulige udformninger; din bestilling følger det godkendte design.
Udarbejd én visuel brief til forskellige overflader
Udarbejd en grafisk brief, der forklarer begivenhedens identitet, sponsorhierarkiet og eventuelle forskelle mellem gæstegrupperne. Medtag logo-filerne, farverne og den tekst, der skal være ensartet. Tilpas derefter layoutet til hver enkelt overflade. Et langt slogan kan passe på et kort eller en æske, mens et mindre produkt kræver en enklere placering af logoet. Konsistens opnås gennem sammenhængen mellem layoutene, snarere end ved at påtvinge hvert enkelt produkt identisk grafisk design.
Sørg for, at teksten er læselig i den størrelse, som folk vil se den i. Et nøglebånd, et armbånd og en parfumeflaske har hver især en forskellig form og visningsafstand. Bed om at få lov til at gennemgå de relevante layoutforslag inden produktionen. Hvis dit arrangement har flere sponsorniveauer, skal du angive, hvilke genstande der skal have hvilke logoer; på den måde undgår man, at hele sættet behandles som ét samlet trykjob uden forskel.
Emballagen har også en funktion. Den kan holde et sæt samlet, formidle et budskab eller lette distributionen. Invames emballagemuligheder afhænger af modellen og omfatter bl.a. blisterkort med logo og papæsker. Bekræft emballagen i samme tilbud som produktet. Hvis varerne stammer fra flere produktserier, skal det aftales, om de skal leveres separat, eller om der kræves en komplet pakke; samling skal medtages i briefingen.
Duftpræferencer spiller også en rolle i valget. Invame tilbyder 11 parfumer. Vælg duften sammen med modellen og designet, og bed om råd, hvis modtagergruppen er bred. Producenten angiver en holdbarhed på op til 45 dage for de relevante polymer-duftmodeller. Denne angivelse gælder ikke automatisk for den hængende flaske eller sprayen. Invame-produkterne fremstilles i Den Europæiske Union.
Planlæg mængder og distribution, inden du anmoder om et tilbud
Beregn antallet af gæster ud fra de varer, de rent faktisk har brug for. Antallet af adgangsarmbånd kan afvige fra antallet af gaver til talere eller takkesæt til sponsorer. Et samlet deltagerantal giver et nyttigt overblik, men bestillingen skal stadig indeholde et antal for hver enkelt vare og hvert enkelt design. Medtag eventuelle ekstra mængder, som du beslutter at holde i reserve; der findes ikke én fast reserveprocent, der passer til alle arrangementer.
Hos Invame starter de fleste standardmodeller ved 100 stk., Shape starter ved 500, og Individual Shape starter ved 3000. Ordrer afgives i trin på 50 stk. Tjek det relevante minimumsantal for hvert armbånd eller hver nøglesnor separat. Hvis din valgte gæstegruppe er mindre end et produkts minimumsantal, skal du sammenligne et andet format eller drøfte, hvordan restmængden kan bruges, inden du vælger varen.
Derefter skal du beslutte, hvem der udleverer de enkelte dele af sættet. En praktisk gave kan udleveres ved afrejsen, mens et navneskilt eller et adgangsarmbånd skal udleveres ved ankomsten. Hvis du forbereder forskellige pakker, skal du mærke dem tydeligt for personalet og knytte mærkaterne til dine gæstekategorier. Angiv leveringssted, arrangementets dato, den krævede ankomstdato samt oplysninger om emballage og grafisk design i tilbudsanmodningen. Leveringstiden og det endelige beløb bekræftes ved den faktiske bestilling.
Gennemse udvalg af armbånd til events hvad angår adgangskontrol-delen af dit sæt, så anmod om et tilbud sammen med din begivenhedsbeskrivelse. Forklar, hvilke varer der indgår i adgangsbilletten, hvilke der viser gæsternes navne, og hvilke der er gaver. Det giver teamet et klart grundlag for at sammenligne egnede produkter og sikre en sammenhængende præsentation for dine gæster.
