Tapahtumalahjapaketti toimii parhaiten, kun jokaisella esineellä on selkeä tarkoitus. Rannekkeen avulla voidaan tukea pääsysuunnitelmaa, kaulanauhassa voi pitää nimikylttiä ja kotiin vietävä lahja antaa tervetuliaispaketille käyttöä myös tapahtumapaikan ulkopuolella. Näiden valitseminen yhdessä auttaa myös päättämään, mitä jaetaan, milloin se jaetaan ja miten sponsorin grafiikka pidetään yhtenäisenä eri tuotteissa.
Lähtökohtana on vieraan kokemus. Mieti saapumista, liikkumista tapahtumapaikalla, verkostoitumista ja lähtöä. Konferenssin osallistuja, festivaalivieras ja pieni VIP-vierasryhmä saattavat tarvita erilaisia tarvikkeita. Pakettisi voi heijastaa näitä eroja säilyttäen samalla yhtenäisen visuaalisen ilmeen. Käytännön päätökset tulisi tehdä ennen kuin valitaan tuotevalikoima, jossa tuotteilla on vain yhteinen väri.
Määritä jokaiselle kohteelle tietty tehtävä
Luettele, mitä vieraiden tulee tehdä. Sisäänkirjautumisen yhteydessä henkilökunnan on ehkä erotettava toisistaan lippuryhmät tai tapahtumapäivät. Tapahtumapaikalla nimikyltti auttaa vieraita esittäytymään. Poistuttaessa pieni lahja voi täydentää lopputervehdystä tai kiitosta sponsorille. Kun jokaiselle tehtävälle on valittu oma esine, henkilökunnan on helpompi selittää paketin sisältö ja vieraiden helpompi käyttää sitä.
Kun kyseessä on pääsyranneke, aloita varsinaisista pääsysäännöistä. Päätä, onko rannekkeen pysyttävä ranteessa, saavatko vieraat palata tiloihin uudelleen ja miten henkilökunta tunnistaa kunkin ryhmän. Kiinnitysjärjestelmän ja materiaalin tulisi vastata näitä tarpeita. Koristeellinen matkamuistoranneke ja pääsynvalvontaranneke voivat näyttää samankaltaisilta, mutta niiden tehtävät tulisi määritellä erikseen tilausohjeissa.
Painetut kangasrannekkeet on syytä ottaa huomioon, kun taideteoksesi on keskeinen osa tapahtuman identiteettiä. Vertaa käytettävissä olevia rakenne- ja kiinnitysvaihtoehtoja pääsysuunnitelmaasi. Jos kyseessä on uudelleenkäytettävä mainostuote, joustavat kangasrannekkeet tarjoavat toisenlaisen muodon. Älä pidä irrotettavaa ranneketta ainoana pääsyn todisteena, jos tapahtumassasi vaaditaan toisenlainen pääsytapa.
Sama perustelu pätee myös kaulanauhoihin. Tunnisteen pidike, kiinnike ja sopiva nauhan malli tulisi valita tunnisteen ja sen käyttötarkoituksen mukaan. Erikoistehosteiset ja koristeelliset kaulanauhat voi tuoda esiin omaleimaisen viimeistelyn, kun se sopii sponsorin grafiikkaan tai vierasryhmään. Pyydä tarjouksessa tarkat tiedot muodosta ja viimeistelystä, jotta visuaalisesta ideasta syntyy konkreettinen tuote.
Käytä kotiin vietävää lahjaa, jos se sopii kohderyhmälle
Kotiin vietävä lahja tarjoaa järjestäjälle uuden tilaisuuden palvella vierasta. Valinnan tulisi perustua kohderyhmään ja tapahtuman teemaan. Auton lanseeraustilaisuudessa, jälleenmyyjien kokoontumisessa tai yritystapahtumassa, jonka vieraat ajavat säännöllisesti autoa, brändätty auton tuoksu sopii luontevasti. Muille kohderyhmille kannattaa valita lahja, joka sopii paremmin heidän jokapäiväiseen käyttöönsä.
The Invame-kokoelma valikoimaan kuuluu puu-, alumiini- ja muovimalleja sekä ripustettava lasipullo ja tuoksusuihke. Niillä on erilaiset käyttötarkoitukset, joten ota ensin huomioon tuotteen kohderyhmä ennen kuin vertailet eri viimeistelyvaihtoehtoja. Tekstiilisten auton mattojen tuoksu on eri tuote kuin ilmanvaihtoaukkoon kiinnitettävä malli. Ilmoita käyttötarkoitus selvästi pakkauksessa ja tilausohjeissa.
Yksittäisen lahjan osalta, Woodline Premium tarjoaa puisen muotin, johon on saatavilla erilaisia brändäysvaihtoehtoja, kuten täysväripainatus, laserkaiverrus ja folioleimaaminen. Materiaali tulee osaksi visuaalista suunnittelua. Pieni logo ja suuri painettu kuva voivat tuottaa erilaisia tuloksia, joten tarkista kuvamateriaali juuri kyseiselle pinnalle sopivaksi sen sijaan, että käyttäisit tunnuskuvion asettelua muuttamattomana.
Yksi Invame-lahjapakkaus Yhdistää Crystal Spray -tuotteen Cube Noir -malliin tai puiseen malliin. Se sopii erillisenä kiitoslahjana puhujille, yhteistyökumppaneille tai valikoidulle vierasryhmälle. Sisältö ja brändäys vahvistetaan tarjouksessa. Valmistajan esimerkit esittävät mahdollisia esitystapoja; tilauksesi toteutetaan hyväksytyn suunnittelun mukaisesti.
Laadi yksi visuaalinen ohjeistus eri alustoille
Laadi yksi graafinen ohjeistus, jossa selitetään tapahtuman identiteetti, sponsorihierarkia ja mahdolliset vierasryhmien väliset erot. Liitä mukaan logotiedostot, värit ja teksti, joiden on oltava yhdenmukaisia. Mukauta sitten ulkoasu kullekin pinnalle sopivaksi. Pitkä iskulause saattaa sopia korttiin tai laatikkoon, kun taas pienempään tuotteeseen tarvitaan yksinkertaisempi logon sijoitus. Yhdenmukaisuus syntyy ulkoasujen välisestä suhteesta, eikä siitä, että jokaiseen tuotteeseen pakotetaan identtinen grafiikka.
Varmista, että teksti on luettavissa siinä koossa, jossa se tulee näkyviin. Kaulanauha, rannekoru ja hajustepullo ovat muodoltaan erilaisia, ja niitä katsellaan eri etäisyydeltä. Pyydä saada tarkistaa asiaankuuluvat grafiikkasuunnitelmat ennen tuotantoa. Jos tapahtumassasi on useita sponsoritasoja, ilmoita, mihin tuotteisiin mitkä logot sijoitetaan; näin vältetään koko paketin käsittely yhtenä erottelemattomana painotyönä.
Myös pakkauksella on oma tehtävänsä. Se voi pitää tuotteet yhdessä, välittää viestiä tai helpottaa jakelua. Invamen pakkausvaihtoehdot riippuvat mallista ja sisältävät brändättyjä läpipainopakkauksia ja paperilaatikoita. Vahvista pakkaus samassa tarjouksessa kuin tuote. Jos tuotteet kuuluvat useaan eri tuotevalikoimaan, sovi, toimitetaanko ne erikseen vai tarvitaanko täydellinen pakkaus; kokoonpano tulee mainita toimeksiannossa.
Tuoksumieltymykset ovat toinen valintaan vaikuttava tekijä. Invame tarjoaa 11 eri hajuvettä. Valitse tuoksu mallin ja kuvituksen ohella ja pyydä neuvoja, jos lahjan saajajoukko on laaja. Valmistaja ilmoittaa kyseisten polymeeristen tuoksumallien tuoksun kestävän jopa 45 päivää. Tämä tieto ei koske automaattisesti ripustettavaa pulloa tai suihketta. Invame-tuotteet valmistetaan Euroopan unionissa.
Suunnittele määrät ja jakelu ennen tarjouspyynnön lähettämistä
Laske vieraiden määrä niiden tuotteiden perusteella, joita he todella tarvitsevat. Pääsyrannekkeiden määrä voi poiketa puhujille tarkoitettujen lahjojen tai sponsoreille tarkoitettujen kiitospakettien määrästä. Yleinen kävijämäärä antaa hyödyllistä taustatietoa, mutta tilauksessa on silti ilmoitettava kunkin tuotteen ja mallin määrä. Lisää tilaukseen myös varamäärät, jotka päätät varata; ei ole olemassa yhtä ainoaa varausprosenttia, joka sopisi kaikkiin tapahtumiin.
Invame-tuotteiden osalta useimpien vakiomallien tilausmäärä alkaa 100 kappaleesta, Shape-mallien 500 kappaleesta ja Individual Shape -mallien 3000 kappaleesta. Tilaukset tehdään 50 kappaleen välein. Tarkista kunkin rannekkeen tai kaulanauhan vähimmäistilausmäärä erikseen. Jos valitsemasi vierasryhmä on pienempi kuin tuotteen vähimmäistilausmäärä, vertaa toista mallia tai keskustele siitä, miten jäljelle jäävä määrä voitaisiin käyttää, ennen kuin valitset tuotteen.
Seuraavaksi päätä, kuka jakaa paketin kunkin osan. Hyödyllinen lahja voidaan jakaa lähtöhetkellä, kun taas nimikyltti tai pääsyranneke tarvitaan saapumisen yhteydessä. Jos valmistat erilaisia paketteja, merkitse ne selvästi henkilökunnalle ja liitä merkinnät vierasryhmiin. Ilmoita tarjouspyynnössä toimituspaikka, tapahtuman päivämäärä, vaadittu saapumispäivä sekä pakkaus- ja graafiset tiedot. Toimitusaika ja lopullinen kokonaissumma vahvistetaan varsinaisessa tilauksessa.
Selaa tapahtumarannekkeiden valikoima jos kyseessä on pakettisi pääsynvalvontaosa, niin pyydä tarjous tapahtuman ohjeiden mukaisesti. Selitä, mitkä tuotteet liittyvät osallistumiseen, mitkä esittävät vieraiden nimiä ja mitkä ovat lahjoja. Tämä antaa tiimille selkeän perustan sopivien tuotteiden vertailulle ja johdonmukaisen esityksen vieraille.
