Un kit regalo per un evento funziona al meglio quando ogni articolo ha uno scopo ben preciso. Un braccialetto può facilitare la gestione degli accessi, un cordino serve a tenere il badge identificativo e un omaggio da portare a casa conferisce al pacchetto di benvenuto un’utilità che va oltre la sede dell’evento. Scegliere questi articoli insieme ti aiuta anche a decidere cosa distribuire, quando consegnarli e come garantire la coerenza della grafica degli sponsor sui diversi prodotti.
Il punto di partenza è il percorso dell’ospite. Pensate all’arrivo, agli spostamenti all’interno della sede, alle opportunità di networking e alla partenza. Un partecipante a una conferenza, un ospite di un festival e un piccolo gruppo di visitatori VIP potrebbero aver bisogno di articoli diversi. Il vostro kit può riflettere queste differenze pur mantenendo un’unica identità visiva. Le decisioni pratiche dovrebbero precedere la scelta di una collezione di prodotti che abbiano semplicemente un colore in comune.
Assegna a ogni elemento un compito specifico
Elenca ciò che gli ospiti devono fare. Al momento del check-in, il personale potrebbe dover distinguere i gruppi di biglietti o i giorni dell’evento. All’interno della sede, un badge nominativo aiuta gli ospiti a presentarsi. Al momento della partenza, un piccolo omaggio può accompagnare il messaggio di chiusura o i ringraziamenti agli sponsor. Associare un oggetto a ciascuna attività rende il kit più facile da spiegare per il personale e da utilizzare per gli ospiti.
Per un braccialetto di accesso, occorre partire dalle regole di accesso effettive. Occorre stabilire se debba rimanere al polso, se gli ospiti possano rientrare e in che modo il personale riconoscerà ciascun gruppo. Il sistema di chiusura e il materiale devono essere adeguati a tali esigenze. Un braccialetto decorativo da souvenir e un braccialetto per il controllo degli accessi possono sembrare simili, ma le loro funzioni devono essere specificate separatamente nelle istruzioni dell’ordine.
braccialetti in tessuto stampato è opportuno tenerne conto quando la tua opera d’arte è un elemento centrale dell’identità dell’evento. Confronta le opzioni di montaggio e fissaggio disponibili con il tuo piano di accesso. Per un articolo promozionale riutilizzabile, braccialetti in tessuto elastico offrire un formato diverso. Non considerare un braccialetto rimovibile come unica prova di partecipazione qualora l’evento richieda una modalità di accesso diversa.
Lo stesso ragionamento vale per i cordoncini. Il porta-tesserino, il sistema di fissaggio e il tipo di cordoncino più adatto vanno scelti in base al tesserino stesso e al suo utilizzo. Cordoncini decorativi e con effetti speciali può aggiungere un tocco distintivo quando ciò si adatta alla grafica dello sponsor o alla categoria degli ospiti. Richiedete il formato e la finitura specifici nel preventivo, in modo che l’idea visiva si trasformi in un prodotto ben definito.
Scegli un regalo da portare a casa che sia adatto al pubblico
Un omaggio da portare a casa offre all’organizzatore un’ulteriore occasione per prendersi cura dell’ospite. La scelta dovrebbe tenere conto del pubblico e del tema dell’evento. Per il lancio di un modello automobilistico, un raduno di concessionari o un evento aziendale i cui ospiti guidano regolarmente, un profumo per auto con il marchio dell’azienda può rivelarsi la scelta più naturale. Per un pubblico diverso, scegliete un omaggio che si adatti meglio alle loro esigenze quotidiane.
IL Collezione Invame comprende modelli in legno, alluminio e plastica, oltre a una boccetta di vetro da appendere e uno spray profumato. Questi articoli hanno destinazioni d’uso diverse, quindi è bene partire dal destinatario previsto prima di confrontare le finiture. Un profumo per tappetini in tessuto per auto è un prodotto diverso da un modello da montare su una bocchetta di ventilazione. È importante specificare chiaramente tale destinazione d’uso nel kit e nelle istruzioni d’ordine.
Per una donazione individuale, Woodline Premium offre una forma in legno con diverse opzioni di personalizzazione, tra cui la stampa a colori, l’incisione laser e la stampa a caldo. Il materiale diventa parte integrante del design visivo. Un logo di piccole dimensioni e una grafica stampata di grandi dimensioni possono produrre risultati diversi, pertanto è consigliabile rivedere la grafica specificamente per quella superficie, anziché riutilizzare il layout di un badge senza apportare modifiche.
Un Invame GiftBox Abbinando Crystal Spray a Cube Noir o a un modello in legno, questo articolo può costituire un regalo di ringraziamento a sé stante per relatori, partner o un gruppo selezionato di ospiti. Il contenuto e la personalizzazione con il marchio vengono confermati nel preventivo. Gli esempi forniti dal produttore mostrano alcune possibili presentazioni; il vostro ordine seguirà il design approvato.
Creare un unico brief visivo per diverse superfici
Preparate un brief grafico che illustri l’identità dell’evento, la gerarchia degli sponsor ed eventuali differenze tra i gruppi di ospiti. Includete i file del logo, i colori e le diciture che devono rimanere coerenti. Adattate quindi l’impaginazione a ciascuna superficie. Uno slogan lungo può adattarsi a un biglietto o a una confezione, mentre un prodotto più piccolo richiede un posizionamento più semplice del logo. La coerenza deriva dal rapporto tra i vari layout, piuttosto che dall’imposizione di una grafica identica su ogni singolo articolo.
Assicurati che il testo sia leggibile nella dimensione in cui verrà visualizzato. Un cordino, un braccialetto e un flacone di profumo presentano ciascuno una forma e una distanza di visione diverse. Chiedete di esaminare i layout grafici pertinenti prima della produzione. Se il vostro evento prevede diversi livelli di sponsorizzazione, specificate su quali articoli devono essere apposti i rispettivi loghi; in questo modo si evita di trattare l’intero kit come un unico lavoro di stampa indifferenziato.
Anche il packaging ha una sua funzione. Può tenere insieme un set, veicolare un messaggio o facilitare la distribuzione. Le opzioni di imballaggio di Invame dipendono dal modello e comprendono blister con marchio e scatole di cartone. Confermare l’imballaggio nello stesso preventivo del prodotto. Se gli articoli provengono da diverse gamme di prodotti, concordare se devono essere consegnati separatamente o se è richiesto un pacchetto completo; l’assemblaggio deve essere incluso nelle istruzioni.
Le preferenze in fatto di fragranze sono un altro fattore da considerare nella scelta. Invame offre 11 profumi. Scegliete la fragranza insieme al modello e alla grafica e chiedete consiglio se il gruppo di destinatari è eterogeneo. Il produttore dichiara una durata fino a 45 giorni per i modelli di fragranze in polimero in questione. Tale specifica non si applica automaticamente al flacone da appendere o allo spray. I prodotti Invame sono fabbricati nell'Unione Europea.
Pianifica le quantità e la distribuzione prima di richiedere un preventivo
Calcola il numero degli ospiti in base agli articoli di cui hanno effettivamente bisogno. Il numero di braccialetti di accesso potrebbe differire dal numero di omaggi per i relatori o dai set di ringraziamento per gli sponsor. Un dato complessivo sulle presenze è utile come contesto, ma l’ordine deve comunque specificare la quantità per ogni prodotto e ogni modello. Includi eventuali quantità di riserva che decidi di tenere a disposizione; non esiste una percentuale di riserva unica valida per tutti gli eventi.
Per Invame, la maggior parte dei modelli standard parte da 100 pezzi, Shape parte da 500 e Individual Shape parte da 3000. Gli ordini prevedono incrementi di 50 pezzi. Verifica separatamente il quantitativo minimo richiesto per ciascun braccialetto o cordino. Se il gruppo di ospiti selezionato è inferiore al quantitativo minimo richiesto per un prodotto, valuta un altro formato oppure discuti su come utilizzare il quantitativo rimanente prima di scegliere l’articolo.
Successivamente, decidete chi distribuirà ciascuna parte del kit. Un regalo utile potrebbe essere consegnato alla partenza, mentre un badge identificativo o un braccialetto di accesso sono necessari all’arrivo. Se preparate pacchetti diversi, etichettateli chiaramente per il personale e collegate le etichette alle categorie degli ospiti. Includete nella richiesta di preventivo il luogo di consegna, la data dell’evento, la data di arrivo richiesta, i dettagli relativi all’imballaggio e alla grafica. I tempi di consegna e l’importo totale definitivo vengono confermati al momento dell’ordine effettivo.
Sfoglia il braccialetti per eventi di vario tipo per quanto riguarda la parte relativa al controllo degli accessi del tuo kit, allora richiedi un preventivo insieme alla descrizione del vostro evento. Spiegate quali articoli servono per l’ingresso, quali riportano i nomi degli ospiti e quali sono i regali. Questo fornirà al team una base chiara per confrontare i prodotti più adatti e garantire una presentazione coerente per i vostri ospiti.
