Zestaw upominkowy na wydarzenie sprawdza się najlepiej, gdy każdy element ma jasno określone przeznaczenie. Opaska na rękę może ułatwić realizację planu kontroli dostępu, smycz służy do przypięcia identyfikatora, a upominek do zabrania do domu sprawia, że pakiet powitalny ma zastosowanie również poza miejscem wydarzenia. Wspólny dobór tych elementów pomaga również zdecydować, co rozdać, kiedy to zrobić oraz jak zachować spójność grafiki sponsora na różnych produktach.
Punktem wyjścia jest ścieżka doświadczeń gościa. Zastanów się nad przyjazdem, poruszaniem się po obiekcie, nawiązywaniem kontaktów i wyjazdem. Uczestnik konferencji, gość festiwalu i niewielka grupa gości VIP mogą potrzebować różnych przedmiotów. Twój zestaw może odzwierciedlać te różnice, zachowując jednocześnie spójną tożsamość wizualną. Decyzje praktyczne powinny zostać podjęte przed wyborem kolekcji produktów, które łączą jedynie wspólny kolor.
Przypisz każdemu elementowi konkretne zadanie
Wymień czynności, które muszą wykonać goście. Podczas rejestracji personel może potrzebować rozróżnić grupy biletowe lub dni wydarzenia. W obiekcie plakietka z imieniem pomaga gościom przedstawić się. Przy wyjściu niewielki upominek może towarzyszyć pożegnalnej wiadomości lub podziękowaniom dla sponsorów. Dopasowanie przedmiotu do każdego zadania sprawia, że zestaw jest łatwiejszy do wyjaśnienia dla personelu i do użycia dla gości.
W przypadku opaski uprawniającej do wstępu należy zacząć od ustalenia konkretnych zasad dostępu. Należy zdecydować, czy opaska musi pozostawać na nadgarstku, czy goście mogą ponownie wejść na teren imprezy oraz w jaki sposób personel będzie rozpoznawał poszczególne grupy. System zapięcia i materiał, z którego wykonana jest opaska, powinny być dostosowane do tych potrzeb. Opaska pamiątkowa o charakterze dekoracyjnym i opaska służąca do kontroli dostępu mogą wyglądać podobnie, ale ich funkcje należy oddzielnie określić w briefie zamówienia.
Opaski na nadgarstek z materiału drukowanego warto wziąć pod uwagę, gdy Twoja grafika stanowi centralny element tożsamości wydarzenia. Porównaj dostępne opcje konstrukcyjne i mocowania z planem dostępu. W przypadku gadżetu promocyjnego wielokrotnego użytku, elastyczne opaski na nadgarstek z materiału zaproponuj inną formę. Nie traktuj opaski wielokrotnego użytku jako jedynego dowodu wstępu, jeśli organizowane przez Ciebie wydarzenie wymaga innej metody kontroli dostępu.
To samo rozumowanie dotyczy smyczy. Uchwyt na identyfikator, element mocujący oraz odpowiedni rodzaj smyczy należy dobrać w zależności od identyfikatora i sposobu jego użytkowania. Smycze z efektami specjalnymi i ozdobne może nadać produktowi charakterystyczny wygląd, jeśli będzie to pasowało do grafiki sponsora lub kategorii gości. Prosimy o podanie konkretnego formatu i wykończenia w zapytaniu ofertowym, aby pomysł wizualny przekształcił się w konkretny produkt.
Wybierz upominek do zabrania do domu, który będzie pasował do odbiorców
Prezent na pamiątkę stanowi dla organizatora kolejną okazję do zadbania o gości. Wybór powinien być dostosowany do odbiorców i tematyki wydarzenia. W przypadku premiery samochodowej, spotkania dealerów lub imprezy firmowej, której goście regularnie jeżdżą samochodem, naturalnym wyborem może być markowy odświeżacz powietrza do samochodu. W przypadku innych odbiorców warto wybrać prezent, który lepiej wpisuje się w ich codzienne potrzeby.
Ten Kolekcja Invame w zestawie znajdują się modele drewniane, aluminiowe i plastikowe, a także wisząca szklana butelka i rozpylacz zapachowy. Produkty te mają różne zastosowania, dlatego przed porównaniem wykończeń należy najpierw wziąć pod uwagę przeznaczenie dla konkretnego odbiorcy. Zapach do tekstylnych dywaników samochodowych to inny produkt niż model montowany na otworze wentylacyjnym. Należy jasno określić to zastosowanie w zestawie oraz w opisie zamówienia.
W przypadku darowizny indywidualnej, Woodline Premium oferuje drewnianą formę z możliwością nadruku, w tym nadrukiem pełnokolorowym, grawerowaniem laserowym i tłoczeniem foliowym. Materiał staje się częścią projektu graficznego. Małe logo i duża grafika mogą dać różne efekty, dlatego warto dostosować projekt graficzny do tej powierzchni, zamiast bez zmian wykorzystywać układ przeznaczony dla plakietki.
An Pudełko upominkowe Invame połączenie produktu Crystal Spray z modelem Cube Noir lub drewnianym. Może to być osobny upominek z podziękowaniem dla prelegentów, partnerów lub wybranej grupy gości. Zawartość i oznakowanie marki są potwierdzane w ofercie. Przykłady producenta pokazują możliwe warianty prezentacji; Państwa zamówienie zostanie zrealizowane zgodnie z zatwierdzonym projektem.
Opracuj jedną specyfikację wizualną dla różnych powierzchni
Przygotuj jedną specyfikację graficzną, która wyjaśnia tożsamość wydarzenia, hierarchię sponsorów oraz wszelkie różnice między grupami gości. Dołącz pliki z logo, kolorystykę oraz treści, które muszą być spójne. Następnie dostosuj układ graficzny do każdej powierzchni. Długie hasło może zmieścić się na karcie lub pudełku, podczas gdy mniejszy produkt wymaga prostszego rozmieszczenia logo. Spójność wynika raczej z relacji między układami graficznymi, a nie z narzucania identycznej grafiki na każdy element.
Zadbaj o to, by tekst był czytelny w rozmiarze, w jakim będą go oglądać odbiorcy. Smycz, opaska na nadgarstek i opakowanie perfum mają różne kształty i są oglądane z różnych odległości. Poproś o sprawdzenie odpowiednich projektów graficznych przed rozpoczęciem produkcji. Jeśli podczas wydarzenia występuje kilka poziomów sponsorowania, określ, na których przedmiotach mają się znajdować poszczególne logo; pozwoli to uniknąć traktowania całego zestawu jako jednego, nie zróżnicowanego zlecenia drukarskiego.
Opakowanie również pełni określoną funkcję. Może utrzymywać zestaw w całości, przekazywać komunikat lub ułatwiać dystrybucję. Opcje opakowań Invame zależą od modelu i obejmują markowe blistry oraz pudełka papierowe. Należy potwierdzić rodzaj opakowania w tej samej ofercie cenowej, co sam produkt. Jeśli elementy pochodzą z kilku różnych serii produktów, należy uzgodnić, czy mają być dostarczone osobno, czy też wymagany jest kompletny zestaw; informacje dotyczące montażu powinny zostać uwzględnione w briefie.
Preferencje dotyczące zapachów to kolejny czynnik wpływający na wybór. Invame oferuje 11 zapachów. Wybierz zapach wraz z modelem i wzorem graficznym, a jeśli grupa odbiorców jest szeroka, poproś o poradę. Producent podaje, że trwałość zapachu w przypadku odpowiednich modeli z polimerowymi wkładami zapachowymi wynosi do 45 dni. Specyfikacja ta nie dotyczy automatycznie buteleczek wiszących ani sprayów. Produkty Invame są wytwarzane w Unii Europejskiej.
Przed złożeniem zapytania ofertowego należy zaplanować ilości i sposób dystrybucji
Liczbę gości należy ustalać na podstawie rzeczy, których faktycznie potrzebują. Liczba opasek uprawniających do wstępu może różnić się od liczby upominków dla prelegentów lub zestawów podziękowań dla sponsorów. Ogólna liczba uczestników stanowi przydatny kontekst, ale w zamówieniu nadal należy podać ilość każdego produktu i każdego wzoru. Należy uwzględnić wszelkie rezerwy, które zdecydujesz się zatrzymać; nie ma jednej wartości procentowej rezerwy, która pasowałaby do każdego wydarzenia.
W przypadku Invame większość standardowych modeli jest dostępna już od 100 sztuk, Shape – od 500, a Individual Shape – od 3000. Zamówienia składane są w wielokrotnościach 50 sztuk. Należy sprawdzić odpowiednią minimalną wielkość zamówienia dla każdej opaski na rękę lub smyczy osobno. Jeśli wybrana grupa gości jest mniejsza niż minimalna wielkość zamówienia dla danego produktu, przed wyborem produktu warto porównać inny format lub omówić, w jaki sposób wykorzystana zostanie pozostała część zamówienia.
Następnie należy ustalić, kto będzie rozdawał poszczególne elementy zestawu. Przydatny upominek można wręczyć przy wyjeździe, natomiast plakietka z imieniem lub opaska uprawniająca do wstępu są potrzebne już przy przyjeździe. Jeśli przygotowujesz różne zestawy, wyraźnie je oznacz dla personelu i powiązaj oznaczenia z kategoriami gości. W zapytaniu ofertowym podaj miejsce dostawy, datę wydarzenia, wymaganą datę przyjazdu oraz szczegóły dotyczące opakowania i grafiki. Termin realizacji i ostateczna kwota zostaną potwierdzone przy składaniu faktycznego zamówienia.
Przejrzyj asortyment opasek na wydarzenia jeśli chodzi o część zestawu związaną z kontrolą dostępu, to poproś o wycenę wraz z opisem wydarzenia. Wyjaśnij, które produkty służą jako pamiątki z imprezy, które zawierają imiona gości, a które są upominkami. Dzięki temu zespół będzie miał jasną podstawę do porównania odpowiednich produktów i spójnej prezentacji dla Twoich gości.
